Cele mai frecvente erori e-Factura și ce înseamnă fiecare

Ai trimis factura, ai primit un mesaj și mesajul nu seamănă cu limba română. Prima ta întrebare nu e „ce înseamnă structura unui mesaj de eroare”. E „ce schimb ca să meargă”.

Articolul ăsta e un catalog. Cauți simptomul pe care îl vezi, citești cauza, aplici remediul. Dacă vrei să înțelegi cum se citește un mesaj de eroare în general — pe familii, cu logica din spate — ai articolul dedicat despre citirea erorilor. Aici mergem direct la cazuri.

Erori legate de identificarea cumpărătorului

Simptom: mesajul spune că CUI-ul cumpărătorului nu a fost identificat

Codul care apare frecvent în acest caz este BR-07. Cauze, în ordinea probabilității:

• O cifră greșită. Banal și extrem de frecvent. Recitește CUI-ul de pe documentul original, nu din baza ta.
• Prefixul RO pus sau lipsă. Distincția între codul de înregistrare fiscală și codul de TVA nu e cosmetică.
• Firma a fost radiată. Sistemul nu mai recunoaște entitatea. Vezi ce faci când un partener e radiat.
• Cumpărătorul e din altă țară. Nu are CUI românesc. La încărcare se folosește parametrul EXTERN=DA.

Simptom: mesajul cere identificatorul legal sau codul de TVA al cumpărătorului

Codul tipic e BR-RO-120, iar câmpurile la care se referă sunt BT-47 (identificatorul legal de înregistrare) și BT-48 (codul de TVA). Cauza reală, aproape întotdeauna: în fișa clientului ai completat un singur câmp, iar programul l-a pus în locul greșit.

Remediu: deschide fișa clientului și completează separat codul de înregistrare și codul de TVA, acolo unde programul le cere separat. Nu le duplica orbește — un neplătitor de TVA nu are cod de TVA.

Erori de totaluri și rotunjiri

Simptom: „totalul nu corespunde sumei liniilor”

Cea mai enervantă categorie, pentru că factura arată perfect pe ecran. Cauza e aproape mereu rotunjirea: programul rotunjește la nivel de linie, apoi adună, iar suma diferă de totalul calculat direct, la nivel de document. Diferența e de un ban — și un ban blochează transmiterea.

Remediu: verifică setarea de rotunjire din programul de facturare (pe linie sau pe total) și, dacă există, câmpul de ajustare a rotunjirii. Nu „repara” schimbând manual un preț unitar — ascunzi problema pentru o factură și o repeți la următoarele o sută.

Simptom: totalul de plată nu corespunde cu totalul cu TVA

De regulă e un avans nedeclarat corect. Suma plătită în avans are câmpul ei, iar dacă o scazi manual din total fără s-o declari, sistemul nu are cum să închidă calculul. Detalii în cum arată discountul și avansul în XML.

Erori de TVA

Simptom: „lipsește motivul scutirii”

Ai pus cotă zero sau o categorie de TVA specială, dar nu ai completat motivul. Sistemul nu acceptă o scutire fără temei declarat.

Remediu: completează categoria de TVA corectă și motivul aferent. Pentru taxare inversă, vezi cum arată corect o factură cu taxare inversă.

Simptom: mai multe cote pe aceeași grupare

Ai linii cu cote diferite care ajung, din cauza unei setări, în aceeași grupare de TVA. Fiecare cotă are nevoie de gruparea ei.

Simptom: valoarea TVA în lei lipsește la o factură în valută

Factura poate fi în euro, dar TVA-ul se raportează și în lei. Vezi care e cursul care contează la facturile în valută.

Erori de date fixe: adrese, unități, coduri

Simptom: adresa e respinsă

Lipsește localitatea, județul sau codul de țară. Sistemul cere o structură completă, nu un text liber pe un rând. Verifică fișa partenerului, nu factura.

Simptom: unitatea de măsură nu e recunoscută

„buc”, „set”, „ore” scrise liber nu sunt valide. Se folosesc coduri standard dintr-o listă închisă. Programul tău are, de regulă, o mapare — problema apare la articolele adăugate manual, în grabă.

Simptom: moneda sau data nu sunt acceptate

Formate. Data trebuie scrisă în formatul standard, moneda cu codul ei din trei litere. Apare mai ales la fișiere generate manual sau exportate din foi de calcul.

Erori de referință între documente

Simptom: stornoul e respins pentru că lipsește referința

O factură de corecție trebuie să indice documentul pe care îl corectează. Fără referință, e un document care nu are sens singur. Vezi cum se face stornarea în e-Factura.

Simptom: referință către o factură care nu există în sistem

Corectezi o factură veche, emisă înainte de intrarea în sistem, sau trimisă pe alt canal. Aici discuți cu contabilul înainte să încerci a doua oară.

Erori de transmitere, nu de conținut

Ușor de confundat cu erorile de validare, dar au alt remediu: nu schimbi nimic în factură.

• Autorizare expirată. Retrimiterea nu ajută. Reautorizezi. Vezi tokenul SPV expirat.
• Fișier respins la nivel de format. Arhiva greșită, fișier gol, codificare stricată. Regenerezi fișierul din program.
• Timeout sau lipsă de răspuns. Nu retrimite imediat de cinci ori — riști duplicate. Verifică întâi dacă ai primit un index de încărcare.

Ce NU e o eroare

Jumătate din panicile din jurul e-Factura sunt cauzate de lucruri normale:

• Factura nu apare instant la client. Procesarea durează. Vezi factura care nu apare în SPV.
• Clientul spune că n-a primit-o. De multe ori înseamnă că nu s-a uitat în SPV. Tu ai indexul de încărcare — ai dovada.
• Mesaje informative. Nu toate mesajele sunt respingeri. Citește tipul, nu doar culoarea.
• O factură validată cu date greșite. Sistemul verifică forma, nu adevărul. O factură perfect validă poate fi complet greșită — asta se corectează prin storno, nu prin retrimitere.

Metoda universală, când nimic nu se potrivește

1. Validează fișierul separat, înainte de a-l trimite din nou. Există validator public pentru XML.
2. Izolează. Fă o copie a facturii cu o singură linie. Dacă trece, problema e într-una dintre celelalte linii. Ai redus căutarea la jumătate din doi pași.
3. Compară cu o factură care a trecut. Aceeași lună, același tip de client. Diferența dintre cele două e răspunsul.
4. Repară la sursă. În fișa clientului sau a produsului, nu în factura curentă. Altfel repari aceeași eroare săptămâna viitoare.

Și pentru facturile pe care le primești, nu pe care le emiți, ai cinci verificări rapide care prind majoritatea problemelor înainte să ajungă în contabilitate.