Facturi primite după închiderea lunii: ce faci cu ele

Ai închis martie. Ai depus decontul. Joi, pe 3 aprilie, clientul îți trimite o factură de servicii emisă pe 28 martie, pe care a găsit-o în SPV. Nu e mare — 3.000 de lei. Dar e din martie, iar martie s-a terminat.

Situația asta se repetă în fiecare lună, la fiecare client. Merită tratată ca proces, nu ca excepție.

Separă întrebările

Se amestecă trei lucruri diferite și de aici vine confuzia. Factura primită târziu ridică trei întrebări cu răspunsuri independente:

1. În ce perioadă intră cheltuiala sau activul, contabil.
2. În ce perioadă îți exerciți dreptul de deducere a TVA, fiscal.
3. Ce declarații sunt afectate și dacă trebuie corectate.

Răspunsurile nu coincid întotdeauna. Tratează-le separat și dispare senzația că nu știi de unde s-o apuci.

Cheltuiala: contează perioada în care s-a consumat

Principiul independenței exercițiului spune că veniturile și cheltuielile se recunosc în perioada la care se referă, indiferent de momentul încasării sau plății și indiferent de momentul în care ajunge hârtia la tine. Serviciul prestat în martie e cheltuială de martie.

Instrumentul pentru asta există și e vechi: facturile nesosite. La închidere înregistrezi cheltuiala estimată pe baza contractului, a avizului sau a comenzii, într-un cont de datorii distinct. Când sosește factura, o storni pe cea estimată și înregistrezi documentul real, cu diferența dintre estimare și valoarea efectivă.

Asta presupune ceva ce multe firme nu fac: să știi, la închidere, ce facturi ar trebui să existe. Lista de contracte recurente — chirie, utilități, abonamente, servicii lunare — e cea mai ieftină formă de control. Dacă în martie lipsește factura de la un furnizor care emite lunar de doi ani, nu e o surpriză, e o lipsă.

Ce faci dacă valoarea nu se poate estima

Dacă nu ai nicio bază rezonabilă de estimare, nu inventa cifre. Documentează de ce nu ai estimat și înregistrează la primire. Contează să existe o decizie, nu o omisiune.

TVA: deducerea nu se pierde

Aici e vestea bună, și e mai bună decât crede lumea.

Dacă în perioada fiscală de declarare nu au fost îndeplinite condițiile și formalitățile de exercitare a dreptului de deducere — între care faptul că nu ai primit documentul justificativ — îți poți exercita dreptul de deducere printr-un decont ulterior, în limita termenului de prescripție prevăzut de Codul de procedură fiscală.

Tradus: nu ai pierdut TVA-ul pentru că factura a venit cu întârziere. O deduci în decontul perioadei în care ai primit-o și în care sunt îndeplinite condițiile. Nu ai nevoie de decont rectificativ pe martie doar pentru asta.

Există un caz special de reținut: pentru facturile de corecție emise de furnizor, dreptul de deducere se exercită într-un termen mai strict. Când primești o factură de corecție veche, întreabă explicit, nu presupune.

Termenul de emitere e problema furnizorului

Dacă furnizorul a emis factura cu întârziere sau a transmis-o târziu în RO e-Factura, asta e o problemă a lui. Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere în sistem e de 5 zile lucrătoare de la emitere. Nu îți afectează dreptul de deducere, dar merită semnalat furnizorului dacă se repetă. Ce riscă el e detaliat în articolul despre amenzile din e-Factura.

Declarațiile: ce se corectează și ce nu

Decontul de TVA. În mod normal nu se corectează pentru o factură primită târziu — o incluzi în perioada în care ai primit-o. Rectificarea intră în discuție când ai declarat greșit ceva, nu când ai primit ceva târziu.

Declarația informativă 394. Aici logica e aceeași: factura se raportează în perioada în care a fost înregistrată și în care ai exercitat deducerea. Dacă totuși a fost raportată greșit, se depune declarație rectificativă.

Situațiile financiare anuale. Facturile care sosesc după 31 decembrie, pentru operațiuni din anul încheiat, sunt exact motivul pentru care există înregistrarea facturilor nesosite. Dacă a existat estimarea, nu ai nicio problemă. Dacă nu a existat și suma e semnificativă, discuția e despre corectarea erorilor contabile — și acolo pragul de semnificație contează.

Regula de decizie, pe scurt

• Factură din luna precedentă, primită înainte de închidere — o înregistrezi în luna la care se referă. Nimic special.
• Factură din luna precedentă, primită după închidere, cheltuială estimată — închizi estimarea, înregistrezi documentul, deduci TVA în luna primirii.
• Factură din luna precedentă, primită după închidere, fără estimare — o înregistrezi în luna curentă, cu atenție la efectul asupra rezultatului dacă suma e mare.
• Factură din anul precedent, primită după bilanț — depinde de semnificație. Aici se cere judecată profesională, nu o regulă mecanică.

Cum reduci categoria asta la aproape zero

Facturile întârziate sunt, în majoritatea cazurilor, facturi pe care nu le-ai căutat.

Verifică SPV-ul înainte de închidere, nu după. Facturile emise prin e-Factura sunt în sistem înainte să ajungă la tine pe alt canal. Dacă tragi tot din SPV la data închiderii, categoria „primite târziu” se subțiază dramatic.

Ține lista furnizorilor recurenți. Zece rânduri într-un fișier. La închidere, bifezi. Ce nu e bifat, cauți.

Fixează o dată internă de închidere și comunic-o clienților sau colegilor. Nu ca să refuzi documentele de după, ci ca să existe o graniță pe care toată lumea o cunoaște. Cum ceri documentele fără să repeți în fiecare lună aceleași mesaje e în articolul despre cererea documentelor de la client.

Automatizează preluarea. Un flux care descarcă zilnic ce apare în SPV schimbă natura problemei: nu mai aștepți documentele, ele sunt deja acolo. Restul pașilor de închidere sunt în articolul despre închiderea lunii cu e-Factura.

O factură primită târziu nu e o greșeală. Zece pe lună, de la aceiași furnizori, este.

Cifrele sunt verificate la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmei tale, confirmă cu contabilul.