Achiziții intracomunitare și TVA, pe scurt

Comanzi un utilaj dintr-o firmă din Germania. Îți cer codul de TVA. Îl dai. Primești factura fără TVA german. Contabilul te întreabă dacă ai verificat codul furnizorului în VIES. N-ai verificat. Nici nu știai că trebuie.

Achizițiile din alte state UE au o mecanică proprie. Nu e complicată, dar are trei-patru puncte în care se greșește sistematic.

Cine plătește TVA-ul: tu

La o achiziție intracomunitară de bunuri, furnizorul din alt stat membru facturează fără TVA, iar taxa se datorează în România, de către tine. Mecanismul e taxarea inversă: înregistrezi simultan TVA colectată și TVA deductibilă, iar dacă ai drept integral de deducere, efectul în bani e nul.

„Efectul în bani e nul” nu înseamnă „nu contează”. Operațiunea trebuie declarată corect, iar dacă nu ai drept integral de deducere — de exemplu ai regim mixt — efectul nu mai e nul deloc.

Verificarea care se sare: codul în VIES

Scutirea la furnizor și tratamentul la tine depind de coduri de TVA valide, verificabile în VIES. Verifici două lucruri:

• Codul furnizorului — valid la data operațiunii, în statul lui.
• Codul tău — valid și vizibil în VIES. Faptul că ești înregistrat în România nu înseamnă automat că apari în VIES pentru operațiuni intracomunitare.

Verificarea durează treizeci de secunde și trebuie salvată. Un printscreen cu data, pus în dosarul tranzacției. Cum se face și ce înseamnă fiecare răspuns e în ghidul de verificare în VIES.

Verifici la fiecare tranzacție, nu o dată pe an. Codurile se anulează.

Dacă nu ești plătitor de TVA

Situația se schimbă. O firmă neînregistrată în scopuri de TVA poate face achiziții intracomunitare de bunuri fără cod special doar cât timp valoarea anuală cumulată nu depășește plafonul de 10.000 euro, echivalentul a 34.000 lei.

Sub plafon, furnizorul îți facturează cu TVA-ul din țara lui, iar tu îl suporți ca pe un cost. Peste plafon, ai nevoie de cod special de TVA, obținut prin formularul 091, înainte de achiziția prin care depășești. Cu codul special, furnizorul facturează fără TVA, iar tu plătești TVA în România — fără să devii plătitor de TVA pentru restul activității.

Două excepții importante: pentru mijloace de transport noi și pentru produse accizabile, codul special e necesar indiferent de valoare.

Codul special e des confundat cu înregistrarea normală în scopuri de TVA. Nu e același lucru și nu-ți dă drept de deducere pe activitatea curentă. Vezi și plafonul de înregistrare normală, care e altă discuție.

Ce declari și când

Persoanele cu cod de TVA valabil pentru operațiuni intracomunitare depun declarația recapitulativă 390 VIES, lunar, până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care a intervenit exigibilitatea taxei pentru operațiunile declarabile.

Declarația cuprinde livrări intracomunitare, achiziții intracomunitare, prestări și achiziții de servicii intracomunitare, precum și operațiuni triunghiulare.

Achiziția apare și în decontul de TVA, la rândurile dedicate. Cele două trebuie să se potrivească. Necorelarea între D390 și decont e una dintre cele mai frecvente cauze de notificare, iar sistemul o vede automat: partenerul tău declară livrarea în statul lui, tu declari achiziția, iar dacă cifrele diferă, cineva primește o întrebare.

Servicii, nu doar bunuri

Regulile de mai sus vorbesc despre bunuri. Pentru servicii, locul prestării se stabilește după alte reguli, iar pentru serviciile între persoane impozabile locul e, de regulă, la beneficiar — deci taxarea inversă se aplică la tine.

Practic: abonamentele software, serviciile de publicitate online, consultanța de la un prestator din alt stat membru — toate intră în discuție, chiar dacă nu traversează nicio graniță fizică. Multe firme mici ratează exact aceste operațiuni, pentru că „n-am importat nimic”.

Trei situații care se confundă

Furnizorul îți facturează cu TVA-ul lui, deși i-ai dat codul. Fie n-a verificat codul tău în VIES și l-a găsit invalid, fie nu e o achiziție intracomunitară propriu-zisă. Nu plăti și nu înregistra până nu clarifici — TVA-ul dintr-un alt stat nu ți-l deduci în România.

Bunurile nu părăsesc statul furnizorului. Dacă marfa rămâne acolo, sau dacă e montată la fața locului, regulile sunt altele. Achiziția intracomunitară presupune transportul bunurilor dintr-un stat membru în altul.

Operațiuni triunghiulare. Trei părți din trei state, marfa circulând direct între prima și ultima. Au un regim simplificat propriu, cu mențiuni obligatorii pe factură. Nu improviza — e zona cu cele mai multe rectificări.

Ce nu vei găsi în SPV

Facturile de la furnizori nestabiliți în România nu trec prin RO e-Factura. Nu le căuta acolo și nu te alarma că lipsesc. Ele vin pe e-mail sau din portalul furnizorului, iar tu trebuie să le colectezi manual și să le arhivezi separat.

Ăsta e un punct slab real în evidența multor firme: facturile din SPV se adună automat, cele din UE se pierd prin inbox. Fă-le un loc dedicat în structura de foldere și verifică-l la fiecare închidere de lună.

Ce pui în dosarul tranzacției

Achizițiile intracomunitare sunt printre primele lucruri verificate la o inspecție, pentru că datele sunt confruntabile cu ce a declarat partenerul în statul lui. Dosarul trebuie să existe înainte, nu construit după.

Ce ține de tine să aduni: factura furnizorului, dovada verificării codului în VIES la data operațiunii, documentele de transport care arată că bunurile au ajuns în România, comanda sau contractul, și dovada plății.

Documentele de transport sunt cele mai des lipsă și cele mai greu de obținut retroactiv. Cere-le la livrare, nu peste un an, când transportatorul nu mai are nimic în sistem.

Lista scurtă, înainte de fiecare achiziție

1. Codul furnizorului, valid în VIES, verificat azi, cu dovada salvată.
2. Codul tău, valid pentru operațiuni intracomunitare.
3. Factura fără TVA, cu ambele coduri complete și corecte pe document.
4. Documentele de transport păstrate — dovedesc că bunurile au traversat granița.
5. Operațiunea intrată în evidență la timp, ca să prindă declarația lunii corecte.

Cinci puncte. Dacă toate cinci sunt bifate, restul e mecanică de contabilitate.

Cifrele sunt verificate la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmei tale, confirmă cu contabilul.