Cât timp trebuie păstrate facturile?
Legislația fiscală din România impune păstrarea facturilor timp de 5 ani, termen calculat de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite. Termenul a fost redus de la 10 la 5 ani prin modificările legislative din 2023, aliniind facturile cu celelalte documente financiar-contabile.
Obligația acoperă atât facturile emise, cât și cele primite — inclusiv cele care circulă exclusiv electronic prin sistemul RO e-Factura.
Ce înseamnă „factura originală” în era e-Factura?
Pentru facturile transmise prin RO e-Factura, exemplarul original este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor — nu PDF-ul printat și nu emailul cu factura atașată.
La un control fiscal, trebuie să poți prezenta aceste XML-uri originale. Un PDF generat ulterior are doar rol de vizualizare; fără XML-ul original, dovada fiscală este incompletă.
De reținut: Arhiva ta trebuie să conțină XML-urile originale descărcate din SPV, nu doar variantele PDF lizibile.
Problema: SPV păstrează facturile doar 60 de zile
Sistemul e-Factura pune facturile la dispoziție pentru descărcare doar 60 de zile de la publicare. După acest termen, ele nu mai pot fi descărcate din SPV, deși obligația ta de păstrare durează 5 ani.
Asta transformă arhivarea într-un proces care trebuie să funcționeze continuu: fiecare factură trebuie descărcată și pusă la păstrare înainte de expirarea celor 60 de zile — lună de lună, fără excepții.
Este legală arhivarea exclusiv electronică?
Da. Facturile electronice se arhivează electronic — nu există nicio obligație de a le printa. Condițiile esențiale sunt ca documentele să rămână autentice, integre și lizibile pe toată durata de păstrare și să poată fi puse la dispoziția organelor de control la cerere.
O arhivă corectă păstrează XML-ul original nemodificat, îl protejează împotriva pierderii (copii de siguranță) și îl face ușor de regăsit după furnizor, dată sau număr.
Cum arhivează aispv.ro facturile tale
aispv.ro automatizează întregul proces de arhivare, de la descărcare până la copiile de siguranță:
- Descărcare automată din SPV înainte de expirarea termenului de 60 de zile
- Stocarea XML-ului original nemodificat + PDF generat pentru vizualizare
- Organizare automată pe firme, furnizori și perioade
- Backup suplimentar în cloudul tău: Google Drive, Dropbox sau OneDrive
- Export oricând, în masă, dacă vrei copia întregii arhive
De reținut: Arhiva rămâne a ta: cât timp planul e activ descarci oricând toate documentele, individual sau în masă. După expirare arhiva nu se șterge și rămâne vizibilă, dar descărcarea se reia doar la reactivarea planului — de aceea merită să îți exporți arhiva înainte de a renunța.