Ghid e-Factura 2026: obligații, SPV, termene și arhivare

Ce este e-Factura?

RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică administrat de Ministerul Finanțelor și ANAF, introdus prin OUG 120/2021. Prin acest sistem, facturile nu mai circulă pe hârtie sau pe email, ci sunt transmise ca fișiere XML standardizate prin Spațiul Privat Virtual (SPV).

Documentul electronic transmis prin sistem este considerat factura originală. Formatul folosit este UBL 2.1, conform standardului european de facturare electronică, iar fiecare factură primește un sigiliu electronic aplicat de Ministerul Finanțelor la momentul validării.

Cine este obligat să folosească e-Factura?

Sistemul a devenit obligatoriu în etape, iar în prezent acoperă practic toate tranzacțiile dintre firme din România:

Relațiile B2B (firmă către firmă) — obligatorii din 2024 pentru toate persoanele impozabile stabilite în România.
Relațiile B2G (firmă către instituții publice) — obligatorii încă din 2022.
Relațiile B2C (firmă către consumatori) — raportare obligatorie din 2025.

De reținut: Dacă firma ta emite sau primește facturi în România, ești deja în sistemul e-Factura — iar facturile tale originale există doar în SPV, în format XML.

Cum funcționează transmiterea prin SPV?

Emitentul generează factura în format XML (UBL 2.1) și o încarcă în sistemul RO e-Factura prin SPV. Sistemul validează structura fișierului, aplică sigiliul Ministerului Finanțelor și pune factura la dispoziția destinatarului în SPV.

Termenul legal de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la emitere. Destinatarul este considerat notificat din momentul în care factura este disponibilă în SPV — de aceea este esențial să verifici constant mesajele, altfel poți rata facturi primite.

Atenție: facturile dispar din SPV după 60 de zile

Facturile sunt disponibile pentru descărcare din SPV doar 60 de zile de la publicare. După acest termen, ele nu mai pot fi descărcate direct din sistem, iar recuperarea lor devine complicată.

În același timp, legislația fiscală te obligă să păstrezi facturile timp de 5 ani. Diferența dintre cele două termene face ca descărcarea și arhivarea la timp să fie o obligație practică pentru orice firmă.

De reținut: aispv.ro descarcă automat facturile din SPV imediat ce apar, astfel încât termenul de 60 de zile să nu mai fie niciodată o problemă pentru firma ta.

Ce riscuri există dacă nu respecți regulile?

Netransmiterea facturilor în termenul legal se sancționează cu amenzi contravenționale, diferențiate după mărimea contribuabilului. Primirea și înregistrarea unei facturi în afara sistemului e-Factura, atunci când aceasta era obligatorie, poate atrage de asemenea sancțiuni și probleme la deducerea TVA.

Dincolo de amenzi, lipsa unei arhive complete a facturilor creează probleme serioase la controalele fiscale, unde trebuie să poți prezenta documentele originale — adică XML-urile din SPV.

Cum te ajută aispv.ro

aispv.ro se conectează la SPV prin OAuth ANAF și preia automat toate facturile primite și trimise, le verifică, le organizează și le arhivează legal timp de 5 ani. Nu mai depinzi de descărcări manuale și nu mai riști să pierzi facturi din cauza termenului de 60 de zile.

Descărcare automată din SPV, la interval regulat
Arhivă XML originală + PDF lizibil pentru fiecare factură
5 verificări automate pe fiecare document
Export către SAGA, WinMentor și Ciel

Citește și

e-Factura, explicată pe înțelesul tuturor