Cele cinci verificări pe orice factură primită

O factură primită trece de obicei prin două stări: „a venit” și „am dat-o la contabil”. Între ele nu se întâmplă nimic.

Aici se pierd banii — nu spectaculos, ci încet: TVA nedeductibil descoperit peste un an, o plată dublă, o cheltuială respinsă la control.

Cinci verificări. Două minute. În ordinea asta.

1. Furnizorul e activ fiscal?

Prima, pentru că are cele mai mari consecințe și e cel mai ușor de ratat.

Dacă furnizorul e declarat inactiv fiscal, tratamentul cheltuielii și al TVA-ului se schimbă. Poți plăti o factură perfect arătoasă și să descoperi, mult mai târziu, că nu ai dreptul să deduci nimic din ea.

Verificarea se face în registrul public al ANAF, după CUI. Durează zece secunde manual — sau zero, dacă o face un program la fiecare factură primită.

Când contează cel mai mult: la furnizori noi și la cei cu care lucrezi rar. Furnizorul lunar de utilități nu devine inactiv peste noapte. Cel care ți-a livrat o dată, anul trecut, poate.

2. Am mai văzut factura asta?

Duplicatele nu apar din rea-credință. Apar din multiplicarea canalelor: factura vine în SPV, furnizorul o trimite și pe e-mail, colegul o urcă și el în folder.

Rezultatul, în cazurile bune, e o înregistrare dublă în contabilitate. În cazurile proaste, o plată dublă — și o discuție lungă pentru recuperarea banilor.

Cum verifici rapid: combinația CUI furnizor + număr factură + dată. Dacă apare de două ori, ai un duplicat, indiferent cât de diferit arată fișierele.

Atenție la o capcană: același furnizor poate emite legitim două facturi cu sume identice în aceeași lună. Numărul facturii e cel care decide, nu suma.

3. Datele firmei mele sunt corecte?

Denumire, CUI, adresă, număr de înregistrare. Pare formalitate. Nu e.

O factură cu CUI-ul greșit nu e factura ta. La un control, e un document care aparține altcuiva, iar cheltuiala nu îți poate fi atribuită.

Ce se întâmplă cel mai des: confuzia între firme cu nume asemănătoare, CUI-ul unei firme surori, adresa punctului de lucru vechi.

Dacă găsești o eroare aici, factura se corectează prin storno și emitere nouă. Nu se șterge și nu se rescrie. Cere corecția imediat: cu cât trece mai mult timp, cu atât e mai greu de obținut de la furnizor.

4. TVA-ul e aplicat corect?

Nu îți ceri să faci munca contabilului. Verifici doar dacă factura are sens la prima vedere:

• Cota aplicată corespunde tipului de produs sau serviciu?
• Baza impozabilă și TVA-ul se leagă aritmetic?
• Dacă e taxare inversă, e menționată explicit pe factură?
• Dacă furnizorul e din altă țară, tratamentul e cel așteptat?

Nu trebuie să știi regula pentru fiecare caz. Trebuie doar să sesizezi când ceva arată neobișnuit față de facturile anterioare ale aceluiași furnizor. Schimbarea e semnalul.

5. Factura corespunde cu ce am primit?

Ultima, dar singura care verifică realitatea economică, nu forma.

• Cantitățile sunt cele livrate?
• Prețul e cel convenit?
• Serviciul facturat a fost efectiv prestat?
• Perioada facturată e cea corectă, la abonamente?

Cel mai frecvent tipar: abonamente care continuă să fie facturate după ce serviciul a fost oprit. Nimeni nu observă, pentru că suma e mică și familiară.

Ce faci cu o factură care nu trece

Nu o plăti și nu o trimite la contabilitate. Ambele sunt greu de dat înapoi.

Ordinea corectă: pui factura deoparte, contactezi furnizorul, ceri corecția, aștepți documentul nou. Plata se face pe documentul corect.

Singura excepție e când eroarea e minoră și pur formală, iar contabilul confirmă că nu afectează deductibilitatea. Chiar și atunci, ceri corecția — doar că nu blochezi plata.

Cum faci să nu dureze

Dacă faci cele cinci verificări manual, la 60 de facturi pe lună, ajungi la două ore. Suportabil, dar nu în luna aglomerată — și exact atunci apar problemele.

Trei dintre cele cinci sunt pur mecanice: statusul fiscal, duplicatele, corectitudinea datelor tale. Sunt reguli fixe pe date structurate, adică fix ce automatizează bine un program.

Rămân două care cer judecată: dacă TVA-ul are sens și dacă factura corespunde realității. Alea merită timpul tău.

aispv.ro rulează automat verificările mecanice pe fiecare factură care intră din SPV — status fiscal, duplicate, completitudine, potrivirea furnizorului — și îți marchează doar ce are nevoie de un ochi omenesc.