De ce nu vezi o factură în SPV deși furnizorul spune că a trimis-o

Discuția e mereu la fel. „Ți-am trimis factura acum două săptămâni.” „Nu am primit-o.” Urmează cinci minute în care fiecare e convins că celălalt greșește.

De cele mai multe ori, amândoi spun adevărul. Furnizorul a trimis ceva. Doar că nu acolo unde crede el.

Verifică întâi la tine

Înainte de orice acuzație, elimină cauzele banale. Sunt mai frecvente decât ai crede.

Cauți în firma greșită. Dacă administrezi mai multe CUI-uri, e ușor de confundat.

Cauți în perioada greșită. În SPV, factura apare după data transmiterii, nu după data emiterii. O factură emisă pe 29 ale lunii poate apărea în luna următoare.

Cauți după denumire. În document apare denumirea juridică, nu cea comercială. Caută după CUI — e singurul câmp care nu variază.

Preluarea ta e oprită. Dacă folosești o aplicație care descarcă automat, verifică data ultimei sincronizări reușite. O autorizare expirată e o cauză frecventă și complet invizibilă altfel.

Apoi, cauzele de la furnizor

1. A trimis pe e-mail, nu în sistem

Cea mai frecventă. Pentru mulți, „am trimis factura” înseamnă „ți-am trimis PDF-ul pe e-mail”.

Un PDF pe e-mail nu e o transmitere în sistem. Iar dacă nu a fost transmisă în sistem, obligația e a lui, nu a ta.

2. A fost respinsă și nu s-a uitat

A trimis, a primit respingere, nu a deschis notificarea. Din perspectiva lui, a trimis. Din perspectiva sistemului, nu există.

Cauza obișnuită a respingerii: CUI-ul tău scris greșit.

3. A trimis-o către alt CUI

Factura există în sistem, dar e adresată altcuiva. Tu n-o vezi pentru că nu e a ta.

Se întâmplă des la firmele cu nume asemănătoare din același grup.

4. A emis-o, dar n-a transmis-o încă

Factura e generată în programul lui de facturare, dar pasul de transmitere n-a fost făcut. E o distincție pe care mulți utilizatori nu o percep — pentru ei, „am făcut factura” e același lucru cu „am trimis-o”.

Cele patru întrebări care lămuresc totul

În loc de „ai trimis-o?”, la care răspunsul e mereu da, întreabă:

1. Pe ce CUI ai emis-o? Cere-i să citească exact codul de pe factură.
2. Ce număr și ce dată are?
3. Ai primit confirmarea de la sistem? Nu „ai trimis”, ci „ai primit răspuns pozitiv”.
4. Îmi trimiți XML-ul? Dacă îl are, îl poate trimite. Dacă nu îl are, e semn că transmiterea nu a avut loc.

Întrebarea a treia rezolvă majoritatea cazurilor. Un furnizor care nu știe ce înseamnă confirmarea aproape sigur nu a verificat-o.

Cine are problema, de fapt

Merită spus, pentru că schimbă tonul discuției: obligația de transmitere e a emitentului. Dacă nu a transmis în termen, el e cel expus, nu tu.

Deci nu ești în poziția de a cere o favoare. Îl anunți despre o problemă care îl privește — și e în interesul lui să afle repede.

Ce te privește pe tine e altceva: fără document, nu poți înregistra cheltuiala și nu poți deduce TVA-ul. Ambele părți au motive să rezolve.

Ce faci dacă nu se rezolvă

Nu plăti pe baza unui PDF despre care nu ești sigur că are corespondent în sistem. Plata pe un document care apoi se dovedește inexistent creează o a doua problemă.

Ține corespondența. Un e-mail în care ceri factura, cu dată, e util dacă discuția devine tensionată.

Fixează un termen. „Am nevoie de factură până la data X ca să o pot înregistra în luna aceasta” e mai eficient decât mementouri repetate.

Cum reduci frecvența situației

Verifică-ți lunar completitudinea. Compară numărul de facturi primite cu media ultimelor luni și cu lista furnizorilor recurenți. Un furnizor lunar care lipsește o lună se observă imediat — dacă te uiți.

Semnalează devreme. O factură cerută la o săptămână se obține ușor. Aceeași factură cerută la șase luni ajunge, uneori, o problemă.

Am detaliat verificarea de completitudine în checklistul lunar.