WinMentor și e-Factura: ce verifici înainte de import

Ai descărcat XML-urile din SPV, le ai într-un folder, apeși import. Din 40 de facturi intră 31. Restul dau erori pe care le citești a treia oară fără să înțelegi ce vor. Apoi descoperi că cele 31 au intrat, dar cu articole noi create automat, iar nomenclatorul tău are acum trei variante ale aceluiași produs.

Importul e partea ușoară. Pregătirea din fața lui decide dacă ai o dimineață liniștită sau o zi de curățenie.

Verifică întâi datele care nu depind de tine

XML-ul vine de la furnizor. Ce e în el nu se schimbă, deci verifici înainte, nu după.

CUI-ul, exact așa cum e scris

Prima sursă de erori. În XML, codul fiscal apare adesea cu prefixul RO pentru plătitorii de TVA. În nomenclatorul tău de furnizori poate fi trecut fără prefix, sau invers. Rezultatul: programul nu găsește partenerul și fie creează unul nou, fie oprește importul.

Fă o trecere prin nomenclatorul de parteneri și uniformizează. Alege o convenție și ține-te de ea. Verifică și cazurile în care furnizorul și-a schimbat statutul de plătitor de TVA în cursul anului — o să ai facturi cu prefix și facturi fără, de la aceeași firmă.

Verifică și dacă furnizorul e activ fiscal. Achizițiile de la contribuabili declarați inactivi nu dau drept de deducere a TVA, cu excepția celor din executare silită și insolvență. Dacă furnizorul se reactivează, poate refactura, iar tu îți poți deduce TVA. Detaliile sunt în articolul despre furnizori inactivi. Prinderea situației înainte de import te scutește de o corectură de decont.

Denumirea partenerului

În XML apare denumirea din evidența ANAF. În nomenclatorul tău poate apărea prescurtată, cu altă formă juridică, cu diacritice sau fără. Dacă potrivirea se face pe denumire, ai probleme. Dacă se face pe CUI, ai scăpat. Verifică pe ce criteriu potrivește configurarea ta.

Nomenclatorul de articole — partea care doare

Aici e diferența reală față de alte programe. WinMentor lucrează cu un nomenclator de articole strâns legat de gestiune, iar un import nesupravegheat îl poate umple cu duplicate în câteva minute.

Înainte de primul import:

• Stabilește regula de potrivire. Pe cod de articol al furnizorului, pe denumire, pe cod intern? Fiecare variantă are capcane. Codul furnizorului e cel mai stabil, dacă furnizorul îl trimite consecvent.
• Creează corespondențele pentru furnizorii recurenți. Zece furnizori acoperă de obicei majoritatea liniilor. Merită o oră o singură dată.
• Decide ce faci cu articolele necunoscute. Le creezi automat sau oprești importul și le tratezi manual? Pentru o firmă cu gestiune reală, a doua variantă e aproape întotdeauna corectă, chiar dacă e mai lentă.

Unitățile de măsură

XML-ul folosește coduri standardizate. Nomenclatorul tău folosește ce ai scris tu acolo de-a lungul anilor. „BUC”, „buc”, „bucata”, „H87” pot ajunge să fie patru lucruri diferite în același nomenclator. Fă maparea înainte, altfel o faci pe fiecare factură în parte.

Atenție și la conversii: furnizorul facturează la bax, tu ții evidența la bucată. Importul nu ghicește raportul. Ori îl configurezi, ori corectezi manual cantitățile — și atunci gestiunea o ia razna liniștit, fără să te anunțe.

TVA-ul și cazurile care nu sunt simple

Liniile cu cotă standard intră fără discuție. Restul cer atenție:

• Taxarea inversă. Verifică dacă factura chiar îndeplinește condițiile și dacă programul o preia cu tratamentul corect. Ce trebuie să conțină o astfel de factură e detaliat în articolul despre taxarea inversă.
• Cotele reduse. Dacă furnizorul a aplicat o cotă și tu ai altceva configurat pe articol, importul poate rescrie liniar ce a găsit.
• TVA la încasare. Dacă tu sau furnizorul aplicați sistemul, momentul deducerii nu e cel al facturii. Programul trebuie să știe asta din configurare, nu din XML.
• Facturi în valută. Verifică ce curs preia și de la ce dată. Diferența de curs necorectată se plimbă prin balanță luni întregi.
• Rotunjirile. Diferențele de un ban între totalul din XML și totalul calculat de program blochează importul în unele configurări. Merită o regulă clară despre ce faci cu ele.

Ordinea corectă a operațiunilor

1. Descarci XML-urile din SPV pentru perioada dorită și verifici că ai tot. O factură lipsă la descărcare rămâne lipsă și după import — vezi ce faci când o factură nu apare în SPV.
2. Rulezi un import de test, pe câteva facturi, într-o copie sau într-o perioadă de probă. Nu pe tot, direct în producție.
3. Citești lista de erori și de avertismente. Avertismentele sunt mai importante decât erorile: erorile opresc importul, avertismentele îl lasă să treacă cu date greșite.
4. Corectezi nomenclatoarele, nu facturile. Dacă ajungi să editezi XML-ul, ai luat-o pe drumul greșit.
5. Reiei importul complet și verifici prin sondaj cinci facturi, linie cu linie.
6. Reconciliezi ce ai în program cu ce e în SPV, pe număr de documente și pe total. Metoda e descrisă în articolul despre reconcilierea SPV cu programul de contabilitate.

Duplicatele, pe scurt

Un import rulat de două ori, un XML descărcat și din SPV și de pe mail, o factură introdusă manual înainte de import — toate produc același rezultat. Cheia de detecție rămâne combinația CUI furnizor + serie + număr factură. Verific-o înainte de fiecare import, nu la închiderea lunii.

Dacă lucrezi și cu alte programe

Multe cabinete rulează în paralel WinMentor pentru unii clienți și alt program pentru alții. Logica de pregătire e aceeași, dar capcanele diferă: la SAGA, de exemplu, problemele apar în alte locuri, descrise în articolul despre greșeli la importul în SAGA. Ce se transferă între ele e disciplina, nu setările.

Formatele de export și ce trebuie să conțină un fișier ca să intre curat în orice program de contabilitate sunt strânse în ghidul de export contabil.

Un import bine pregătit durează cinci minute. Unul nepregătit durează cinci minute și apoi o zi.