Import în SAGA: greșelile care îți mănâncă timpul

Importul automat al facturilor într-un program de contabilitate promite să elimine introducerea manuală. De cele mai multe ori chiar o elimină — dar mută munca în altă parte, dacă nu e pregătit corect.

Mai jos, ce merge prost cel mai des, indiferent de program.

1. Nomenclatorul de furnizori nu e curat

Cea mai frecventă cauză de haos, de departe.

Dacă în program există același furnizor de trei ori — o dată cu denumirea veche, o dată cu o eroare de tastare, o dată corect — importul va crea, cel mai probabil, o a patra intrare.

Rezultatul: analiza pe furnizori devine inutilizabilă, iar reconcilierea imposibilă.

Ce faci înainte: curăți nomenclatorul. Cauți duplicatele după CUI, nu după denumire. Fuzionezi ce e de fuzionat, elimini intrările moarte.

E o oră de muncă, o singură dată, la o bază obișnuită. Fără ea, fiecare import adaugă la dezordine.

2. Potrivirea se face pe denumire, nu pe CUI

Denumirea din documentul electronic e cea juridică, completă. Cea din nomenclatorul tău e, de obicei, prescurtată de cineva, cândva.

„TERMO INSTAL PRO S.R.L.” nu se potrivește cu „Termo Instal”. Programul creează un furnizor nou.

Regula: potrivirea se face exclusiv pe CUI. E singurul câmp care nu variază.

3. Duplicatele intră pentru că vin pe două căi

Aceeași factură importată din sistem și introdusă manual de cineva care nu știa că a fost importată.

Ce faci: stabilește o singură cale de intrare pentru facturile electronice. Dacă intră automat, nu se mai introduc manual — fără excepții „doar asta, că e urgentă”.

Și verifică duplicatele după combinația CUI furnizor + număr factură, nu după sumă.

4. Conturile se alocă greșit, sistematic

Importul preia datele, dar încadrarea contabilă rămâne o decizie. Dacă programul o face automat pe baza unei reguli, regula trebuie verificată.

Tiparul problematic: o regulă setată corect pentru majoritatea facturilor unui furnizor, dar greșită pentru un tip de achiziție care apare rar. Trece neobservată luni întregi.

Ce faci: după primul import, verifică manual un eșantion. Nu toate — zece facturi din categorii diferite. Erorile sistematice se văd imediat într-un eșantion.

5. Rotunjirile produc diferențe de un ban

Documentul electronic are valorile calculate după o anumită ordine a operațiilor. Programul de contabilitate poate calcula altfel.

Diferența e mică, dar apare pe multe facturi și blochează reconcilierea.

Ce faci: verifică setările de rotunjire din program și, dacă diferențele persistă, discută cu furnizorul de software. E o problemă de configurare, nu una care se rezolvă factură cu factură.

6. Perioada de import nu corespunde perioadei contabile

Facturile se importă după data la care au intrat în sistem, nu neapărat după data emiterii. La sfârșit de lună, diferența produce înregistrări în perioada greșită.

Ce faci: stabilește explicit ce dată determină perioada contabilă și verifică facturile de la limita lunii.

Ordinea corectă a unui import

1. Curăță nomenclatorul de furnizori — o singură dată, la început.
2. Verifică documentele înainte de import — duplicate, status fiscal al furnizorilor, completitudine.
3. Importă un lot mic prima dată. Nu toată luna.
4. Verifică un eșantion — încadrări, sume, potrivirea furnizorilor.
5. Importă restul, dacă eșantionul e curat.
6. Reconciliază numărul de documente, nu sumele.

Pașii 3 și 4 par o pierdere de timp și sunt exact cei care previn o zi de corecturi.

Ce merită automatizat înainte de import

Verificările mecanice: duplicate, status fiscal al furnizorilor, completitudinea câmpurilor, potrivirea furnizorului între document și nomenclator.

Făcute înainte, transformă importul într-o operațiune previzibilă. Făcute după, devin corecturi.

Fluxul complet de închidere a lunii, în care importul e un singur pas, e în articolul despre închiderea lunii. Formatele de export sunt detaliate în ghidul de export contabil.