Ce faci cu facturile pe hârtie primite după trecerea la e-Factura

Plicul ajunge marți. Înăuntru, o factură tipărită, cu ștampilă, foarte convingătoare. Furnizorul îți spune la telefon: „ți-am trimis-o și pe e-mail, e în regulă”. Contabilul îți spune să n-o înregistrezi. Cine are dreptate?

Depinde de o singură întrebare, pe care o pui înainte de orice: operațiunea asta intra obligatoriu în e-Factura?

Când hârtia nu mai are valoare de original

Pentru operațiunile care intră în sfera obligatorie — în esență, livrări de bunuri și prestări de servicii cu locul operațiunii în România, între persoane impozabile stabilite în România — singura factură care contează fiscal e cea transmisă prin sistem. Fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor e exemplarul original.

Hârtia din plic, în acest caz, nu e o factură în sens fiscal. E o listare. Poate fi identică la conținut și tot nu ține locul originalului.

Miza nu e teoretică: pentru facturile transmise pe alt canal în relația B2B există o penalitate de 15% din valoarea facturii. Se aplică indiferent dacă ai fi avut sau nu drept de deducere. Detalii despre regimul sancțiunilor în ce riști la e-Factura.

Când hârtia e perfect legitimă

Și aici e partea pe care mulți o sar, speriindu-se degeaba. Sunt situații în care primești un document pe hârtie și e absolut normal:

• Bonuri fiscale și facturi simplificate. Obligația B2C, în vigoare din 1 ianuarie 2025, are excepție pentru facturile simplificate. Bonul de la benzinărie rămâne bon.
• Furnizori din alte state. Un furnizor german sau italian nu transmite prin sistemul românesc. Factura lui vine pe e-mail sau pe portalul lui și e valabilă așa. Vezi facturile de la furnizori din UE.
• Operațiuni cu locul în afara României. Nu intră în sfera obligației.
• Documente care nu sunt facturi. Avize, chitanțe, procese-verbale, note de recepție, contracte. Au regimul lor.
• Perioade de nefuncționare a sistemului. Când sistemul e nefuncțional minimum 24 de ore, obligația de transmitere se suspendă, factura se emite pe canalul obișnuit — dar se transmite ulterior în sistem. Deci hârtia e temporară, nu finală.

Ce faci, în pași, când primești o factură pe hârtie

1. Verifică furnizorul. E persoană impozabilă stabilită în România? Dacă da, treci mai departe. Dacă nu, ești probabil în una dintre situațiile legitime de mai sus.
2. Caută-o în SPV. După CUI-ul furnizorului și intervalul de date. E surprinzător de des acolo: furnizorul a transmis-o corect și ți-a trimis și o listare de curtoazie. Caz închis, iei originalul din sistem.
3. Dacă nu e acolo, verifică datele tale. Nu cumva a transmis-o pe alt CUI de-al tău? Vezi factura cu CUI greșit. Sau nu cumva sincronizarea ta a sărit-o? Vezi cum verifici că sincronizarea a luat tot.
4. Dacă tot nu e, ceri transmiterea. Scurt, politicos, cu termen.
5. Nu o înregistra ca original până nu clarifici. Poți s-o ții în așteptare — asta nu blochează nimic.

Cum ceri furnizorului fără să transformi asta într-un conflict

Un mesaj scurt funcționează mai bine decât o discuție lungă la telefon:

Bună ziua. Am primit factura nr. ___ din ___ pe hârtie, dar nu o găsesc în sistemul e-Factura pe CUI-ul nostru. Ne-o puteți transmite acolo? Fără ea nu o putem înregistra. Mulțumim.

Trei lucruri fac mesajul eficient: e concret (număr și dată), spune de ce ai nevoie și nu acuză pe nimeni. În nouă din zece cazuri, factura apare în două zile. Dacă ai des situația asta, folosește un șablon fix — vezi cum ceri documentele fără să insiști de cinci ori.

Ce faci cu hârtia propriu-zisă

Nu o arunca, dar nu-i da un rol pe care nu-l are.

• Dacă originalul e în sistem: hârtia e document de lucru. Poate fi utilă la recepție, la verificarea cantităților, la aprobare internă. O scanezi și o atașezi la înregistrare, ca anexă. Originalul rămâne fișierul XML cu sigiliu.
• Dacă operațiunea e din categoria legitim-pe-hârtie: hârtia e chiar documentul justificativ. O arhivezi ca atare, respectând termenul legal de păstrare a documentelor financiar-contabile — pentru documentele justificative, cinci ani.
• Dacă situația e neclară: o pui deoparte, într-un dosar „în așteptare”, cu data primirii notată. Nu o îngropa în teanc.

Pentru diferența dintre exemplarul original și listare, ai XML sau PDF: care e originalul. Pentru regulile de păstrare, ghidul de arhivare.

Capcana arhivei duble

Firmele care trec prin această perioadă ajung, aproape toate, cu două arhive: una digitală, din sistem, și una de hârtie, din plicuri. Iar la control, nimeni nu știe care e care.

Rezolvarea e o regulă simplă, scrisă și respectată de toată lumea din firmă:

Un singur loc conține originalele. Restul sunt copii de lucru și sunt marcate ca atare.

Dacă locul acela e arhiva digitală, atunci hârtia primește o ștampilă sau o mențiune „copie de lucru”. Sună copilăresc. Îți salvează o zi de căutări peste doi ani.

Cum previi, la nivel de relație comercială

• Spune-le furnizorilor din start. Când deschizi relația, un rând în comanda sau contractul tău: facturile se transmit prin sistemul e-Factura, pe CUI-ul ___.
• Verifică lunar furnizorii recurenți. Cei de la care primești în fiecare lună. Dacă unul lipsește din sistem două luni la rând, ai o problemă de proces, nu un incident.
• Instruiește persoana care deschide corespondența. Ea e prima care vede plicul și, în multe firme, singura care știe că a venit. Vezi ce îi explici unui om nou despre facturi.
• Nu plăti automat pe baza hârtiei. Plata nu ține loc de document justificativ, iar o plată făcută rapid îți scade brusc pârghia de a mai cere factura corectă.

Cifrele sunt verificate la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmei tale, confirmă cu contabilul.