Factura de storno în e-Factura: când e obligatorie

În facturarea pe hârtie, o greșeală se rezolva adesea cu un exemplar aruncat și unul nou. În factura electronică, documentul emis și sigilat există definitiv.

Ce rămâne e corectarea prin documente noi. Iar alegerea instrumentului nu e indiferentă.

Cele două instrumente

Stornarea integrală anulează complet efectele unei facturi. Se emite un document cu valori de sens contrar, care neutralizează originalul, urmat — dacă e cazul — de o factură nouă, corectă.

Documentul de ajustare corectează doar diferența, în plus sau în minus, păstrând factura inițială validă pentru restul.

Ambele sunt corecte. Alegerea depinde de natura greșelii.

Când se stornează integral

Când documentul e adresat greșit. Ai emis pe alt client. Nu e o eroare de valoare — e un document care nu are ce căuta acolo. Se anulează complet.

Când operațiunea nu a mai avut loc. Comandă anulată, marfă returnată integral, serviciu neprestat.

Când sunt mai multe erori pe același document. Teoretic s-ar putea ajusta fiecare. Practic, e mult mai clar pentru ambele contabilități să anulezi și să reemiți.

Când tipul operațiunii era greșit încadrat. Aici ajustarea nu ajunge, pentru că se schimbă natura, nu doar valoarea.

Când e suficientă ajustarea

Reduceri comerciale acordate ulterior — un discount de volum negociat după emitere.

Diferențe de cantitate la o singură linie dintr-o factură cu multe poziții.

Retururi parțiale, unde restul livrării rămâne valabil.

Criteriul practic: dacă factura inițială rămâne corectă în cea mai mare parte și corectezi o diferență, ajustarea e mai clară. Dacă documentul, ca întreg, nu ar fi trebuit să existe în forma aceea, se stornează.

Ce trebuie să conțină documentul de corecție

Indiferent de instrument, două elemente sunt esențiale:

• Referința la documentul corectat — număr și dată. Fără ea, cele două documente sunt orfane în evidențe, iar reconcilierea devine imposibilă.
• Motivul corecției, formulat scurt și inteligibil. Nu e doar politețe: peste doi ani, la un control, nimeni nu-și va aminti de ce s-a stornat.

Documentul de corecție se transmite în sistem ca orice altă factură, cu aceleași termene și aceeași verificare a răspunsului.

Partea pe care o sare toată lumea: comunicarea

Corecția produce efecte în două contabilități. Dacă emitentul stornează și beneficiarul nu află, evidențele diverg — iar divergența iese la suprafață în verificările încrucișate.

Un e-mail scurt către persoana care se ocupă de facturi la client, care spune ce s-a stornat și de ce, economisește ore de reconciliere de ambele părți.

Și e cu atât mai important cu cât factura inițială a fost deja înregistrată sau plătită.

Perioada în care operezi corecția

O corecție în aceeași lună e o formalitate. Aceeași corecție peste trei luni poate atinge deconturi deja depuse și situații deja raportate.

De aceea regula practică e simplă: corectezi în luna în care descoperi, nu în luna în care ajungi la ea. Iar dacă greșeala afectează o perioadă închisă, discuția cu contabilul e obligatorie înainte de emitere, nu după.

Semnalul care merită urmărit

Numărul de stornări pe trimestru. Dacă e mai mare decât te-ai aștepta, cauza nu e neatenția — sunt date greșite în nomenclatoare: prețuri neactualizate, clienți duplicați, articole cu cote setate greșit.

Patru stornări din același motiv nu sunt patru greșeli. E una singură, repetată, și se repară o dată.

Despre procedura completă de corectare am scris în articolul despre facturile greșite.