Ai trimis o factură greșită prin e-Factura. Ce faci

Ai observat greșeala la zece minute după transmitere. Cantitate greșită, preț vechi, client încurcat. Intri în program să corectezi și descoperi că nu se poate.

Nu e o limitare a programului tău. E felul în care funcționează sistemul: odată sigilată, o factură există și nu mai poate fi modificată. Ceea ce, dacă te gândești o clipă, e exact ce ai vrea de la un document fiscal.

De ce nu se poate edita

Sigiliul electronic garantează că documentul e cel emis și că nu a fost schimbat după. Dacă ar exista o cale de a modifica factura păstrând sigiliul, sigiliul n-ar mai însemna nimic.

Așa că logica corecturii e alta: nu modifici documentul greșit, ci emiți documente noi care îl anulează sau îl ajustează. Urma rămâne — și e intenționat.

Întrebarea care decide totul: a fost acceptată?

Înainte de orice, verifică răspunsul primit de la sistem. De aici pleacă două scenarii complet diferite.

Dacă a fost respinsă

Ai noroc. O factură respinsă nu a intrat în sistem, deci nu există fiscal. Corectezi în program și retransmiți documentul corect, cu același număr.

Atenție însă: termenul de transmitere curge mai departe, ca și cum n-ai fi trimis nimic. Am detaliat cum se citesc mesajele de eroare în articolul despre facturile respinse.

Dacă a fost acceptată

Factura există. Corectarea se face prin documente noi, iar tipul lor depinde de ce ai greșit.

Ce metodă alegi, pe tipuri de greșeală

Client greșit

Cea mai serioasă: ai emis un document fiscal pe numele cuiva care nu are nicio legătură cu tranzacția.

Se stornează integral factura greșită și se emite una nouă, corectă. Nu se „ajustează” — nu e o corecție de valoare, e un document adresat greșit.

Anunță și clientul care a primit-o din greșeală. I-a apărut în evidență o factură pe care n-o recunoaște, iar contabilul lui o va semnala oricum.

Sumă, cantitate sau preț greșit

Aici ai două variante, iar alegerea o face contabilul în funcție de situație:

• Storno integral și factură nouă — mai simplu de urmărit, preferabil când greșeala e mare sau când sunt mai multe erori pe același document.
• Document de ajustare pentru diferență — corectează doar diferența, în plus sau în minus. Mai potrivit când e vorba de o singură linie dintr-o factură complexă.

Ambele sunt corecte. Ce contează e ca ambele părți să înregistreze la fel — de aceea se comunică, nu se presupune.

Cotă de TVA greșită

Nu improviza. Corectarea unei încadrări de TVA are consecințe la ambele părți și, în funcție de perioadă, poate afecta și deconturi deja depuse.

Aici întrebi contabilul înainte să emiți orice.

Greșeli formale care nu afectează sumele

Adresă scrisă greșit, denumire cu o literă în plus, un detaliu de descriere. Dacă datele de identificare fiscală sunt corecte și sumele sunt corecte, de multe ori nu justifică storno.

Întreabă contabilul dacă merită corectat. Uneori efortul și confuzia generate de un storno sunt mai mari decât eroarea.

Ordinea corectă a pașilor

1. Nu retransmite nimic înainte să înțelegi ce s-a întâmplat.
2. Verifică starea facturii — acceptată sau respinsă.
3. Stabilește tipul greșelii din lista de mai sus.
4. Vorbește cu clientul, dacă factura a ajuns la el. E mai ușor înainte s-o înregistreze.
5. Emite documentul de corecție și transmite-l în sistem, ca pe orice altă factură.
6. Verifică răspunsul și pentru documentul de corecție.

Pasul 4 se sare cel mai des și e cel care produce cele mai multe complicații. Un client care află de storno după ce a înregistrat factura are de refăcut muncă.

Ce nu face nimeni și ar trebui

Să noteze de ce s-a greșit. Nu pentru evidență, ci pentru tine.

Dacă în trei luni ai stornat patru facturi din același motiv — preț neactualizat în nomenclator, client duplicat în baza de date, o cotă setată greșit pe un articol — atunci nu ai patru greșeli. Ai una singură, repetată de patru ori, și se repară o dată.

Cum reduci numărul de corecții

Verifică înainte de transmitere, nu după. Treizeci de secunde pe factură: client, sume, cote. Comparativ cu procedura de storno, e o afacere excelentă.

Ține nomenclatoarele curate. Prețuri actualizate, clienți fără duplicate, articole cu cotele corecte. Majoritatea greșelilor de facturare vin din date vechi, nu din neatenție.

Nu emite sub presiune de timp. Facturile emise în ultima oră a ultimei zile sunt cele care se stornează.