Furnizor radiat: ce faci cu facturile lui

Ai nevoie de o corecție, de un duplicat sau doar de o lămurire. Suni și nu răspunde nimeni. Cauți firma în registru și afli că a fost radiată.

Prima întrebare corectă nu e „ce fac cu facturile”, ci „ce anume i s-a întâmplat firmei” — pentru că termenii care se folosesc interschimbabil în discuție înseamnă lucruri complet diferite.

Trei situații, trei consecințe

Inactivitate fiscală

Firma există, dar e declarată inactivă. Poate continua să emită facturi, iar documentele arată perfect normal.

Consecința: beneficiarii nu beneficiază de dreptul de deducere a TVA pentru achizițiile de la contribuabili inactivi, cu excepția celor efectuate în cadrul procedurii de executare silită și al procedurii de insolvență.

Vestea bună: dacă furnizorul se reactivează și își recapătă codul, poate refactura livrările din perioada în care codul îi fusese anulat, iar tu îți poți deduce TVA-ul aferent. Am detaliat în articolul despre furnizorii inactivi.

Insolvență

Firma există și, de regulă, își continuă activitatea sub supraveghere. Facturile emise în această perioadă sunt valabile.

Ce se schimbă pentru tine: partea comercială. Dacă ai plătit avansuri sau ai livrări în derulare, poziția ta devine cea a unui creditor, cu proceduri și termene proprii. Aici discuția e cu un avocat, nu cu contabilul.

Radiere

Firma nu mai există ca entitate juridică. Nu mai poate emite, corecta sau storna nimic.

Consecința practică: facturile emise înainte de radiere, în perioada în care firma funcționa normal, rămân documente valabile. Ce nu mai poți obține e orice document nou de la ea.

Prima verificare: când s-a întâmplat

Data e cea care decide totul.

Dacă facturile tale sunt anterioare momentului în care a intervenit situația respectivă, ele sunt, în principiu, în regulă. Dacă unele sunt ulterioare, doar acelea sunt problematice.

Deci al doilea pas, după ce afli ce s-a întâmplat, e să stabilești data și să împarți facturile tale în două categorii. Rareori sunt toate afectate.

Ce faci când ai nevoie de o corecție imposibilă

Situația cea mai neplăcută: o factură cu o eroare, de la o firmă care nu mai poate emite nimic.

Nu există o soluție universală, dar există o ordine rezonabilă:

1. Adună toate probele care susțin realitatea economică a operațiunii: contract, comandă, dovada livrării, dovada plății, corespondența.
2. Discută cu contabilul tratamentul, cu documentele în față. Soluția depinde de tipul erorii și de mărimea sumei.
3. Nu corecta unilateral. Nu poți modifica un document emis de altcineva, oricât de evidentă ar fi eroarea.
4. Documentează situația într-o notă internă: ce s-a întâmplat, ce ai încercat, ce ai decis. Peste doi ani, nota asta e singurul context.

Cum eviți să ajungi aici

Verifică statusul furnizorilor la momentul tranzacției, nu retroactiv. E o verificare de zece secunde în registrul public, după CUI.

Cere corecțiile imediat. Cea mai mare parte a problemelor de tipul ăsta apar pentru că eroarea a fost observată la șase luni după emitere. La o săptămână, furnizorul era încă acolo.

Fii atent la semnale. Un furnizor care nu mai răspunde la telefon, care schimbă brusc condițiile de plată sau care cere plata în avans fără motiv nu e neapărat într-o situație bună. Nu e o certitudine, dar e un motiv de a nu amâna lucrurile nerezolvate cu el.

Nu lăsa sume mari nefacturate sau nedecontate. Cu cât e mai lungă coada de lucruri neîncheiate cu un furnizor, cu atât mai mult ai de pierdut dacă dispare.

Situațiile concrete diferă mult între ele; articolul descrie principii generale la data redactării, august 2026. Pentru cazul tău, confirmă cu contabilul sau, în cazul insolvenței, cu un avocat.