Furnizorul nu îți trimite factura prin e-Factura. Ce faci

Marți primești un PDF pe e-mail. Factură de servicii, sumă mare, scadență scurtă. O plătești. Trece o săptămână, apoi două. În SPV nu apare nimic. Ai verificat de trei ori, ai căutat după CUI-ul furnizorului, ai luat toate mesajele din perioada aia. Nimic.

Dacă încă nu ești sigur că problema e la furnizor, începe cu diagnosticarea cauzei — de multe ori factura există, dar o cauți greșit. Articolul ăsta e despre situația de după: știi sigur că furnizorul pur și simplu nu transmite.

Obligația e a lui. Riscul e și al tău

Furnizorul stabilit în România are obligația să transmită factura în RO e-Factura. Din 1 ianuarie 2026, termenul e de 5 zile lucrătoare de la emitere (până la 31 decembrie 2025 erau 5 zile calendaristice). Nu depinde de tine, nu depinde de ce ați convenit prin contract, nu depinde de programul lui de facturare.

Partea neplăcută: primirea și înregistrarea în contabilitate a unei facturi B2B care nu a venit prin sistem e sancționată cu o penalitate de 15% din valoarea facturii. Iar penalitatea aia îți vine ție, beneficiarul, chiar dacă tu n-aveai cum să încarci factura altcuiva. Detaliile despre regimul sancțiunilor sunt în ce riști concret.

Deci ai două probleme simultan: un document care nu e complet valabil pentru contabilitate și o expunere pe care o cari tu.

Ce ceri, exact

Nu-i cere „factura”. O ai deja. Cere-i dovada transmiterii. Formularea care funcționează:

Pentru factura [serie și număr] din [dată] nu regăsim niciun mesaj în Spațiul Privat Virtual. Vă rugăm să confirmați transmiterea în RO e-Factura și să ne comunicați identificatorul de încărcare și data. Dacă factura nu a fost transmisă, vă rugăm să o transmiteți.

Identificatorul de încărcare e cheia. Furnizorul îl are — sistemul i-l returnează după fiecare încărcare. Dacă îl are și tu tot nu vezi nimic, e altceva: greșeală de CUI pe factură, transmitere către altă firmă, factură respinsă și neretransmisă. Dacă nu îl are, n-a transmis. Punct.

Cere în scris, pe e-mail. Nu pe telefon, nu pe WhatsApp. Îți trebuie urma.

Pașii, în ordine

1. Verifică întâi CUI-ul de pe factură. Cea mai frecventă cauză a „lipsei” nu e reaua-voință, ci un CUI greșit. Factura a plecat, doar că nu spre tine. Vezi ce faci când CUI-ul e greșit.
2. Cere identificatorul de încărcare, în scris, cu termen. Trei zile lucrătoare e rezonabil.
3. Dacă spune că a transmis, cere-i data exactă și numărul de încărcare. Apoi recaută în SPV strict pe intervalul ăla. Uneori factura a fost respinsă de sistem și el n-a observat — eroarea din mesajul de respingere spune de ce.
4. Dacă recunoaște că n-a transmis, cere transmiterea și confirmarea. Majoritatea cazurilor se închid aici.
5. Dacă refuză sau tace, urcă un nivel. Scrie-i administratorului, nu persoanei de la facturare. Menționează explicit obligația legală și faptul că neconformitatea te expune pe tine.
6. Dacă tot nu se întâmplă nimic, discută cu contabilul înainte să înregistrezi documentul. Nu decide singur cum tratezi factura — tratamentul depinde de tipul operațiunii, de perioadă și de ce alte documente ai.

Cazul special: furnizorul a dispărut

Uneori nu e vorba de rea-voință, ci de o firmă care și-a încetat activitatea între timp. Nu mai răspunde nimeni, sediul e gol, iar factura rămâne netransmisă pentru totdeauna.

Aici nu mai ai cu cine negocia. Verifică statutul fiscal al firmei în registrele publice ANAF — dacă e declarată inactivă sau radiată, discuția se mută complet. Achizițiile de la contribuabili declarați inactivi nu dau drept de deducere a TVA, cu excepția celor din executare silită și insolvență; la reactivare, furnizorul poate refactura, iar tu îți poți deduce TVA. Detaliile sunt în articolele despre furnizorii inactivi fiscal și furnizorul radiat.

Morala e neplăcută, dar utilă: verificarea statutului furnizorului se face înainte de plată, nu după. Treizeci de secunde în registrul ANAF, la fiecare furnizor nou și la fiecare sumă importantă.

Pârghia pe care o ai și n-o folosești

Plata. Dacă factura nu e încă achitată, ai cea mai bună poziție de negociere din tot procesul. O clauză simplă în contract — plata se face după confirmarea transmiterii în RO e-Factura — rezolvă problema înainte să apară. Nu e agresiv, e simetric: el livrează documentul complet, tu plătești.

Dacă ai plătit deja, pârghia rămasă e relația comercială. Un furnizor care nu transmite facturi îți va face aceeași problemă lună de lună. Merită pus pe listă și înlocuit.

Ce NU e o problemă

Faptul că nu vezi factura în ziua emiterii nu înseamnă nimic. Furnizorul are termenul lui, iar procesarea nu e instantanee. Nu suna a doua zi.

Nici facturile simplificate nu intră aici — bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate au un regim propriu. Și facturile de la furnizori nestabiliți în România sunt în afara sistemului: de la un furnizor din alt stat UE nu vei primi niciodată nimic în SPV, și e normal.

Cum previi luna viitoare

Problema reală nu e furnizorul care nu transmite. E că afli în luna a treia. Dacă reconciliezi lunar ce ai plătit cu ce ai primit în SPV, prinzi lipsa în câteva zile, când furnizorul încă își aduce aminte de factură și când suma nu e încă plătită.

Construiește-ți lista scurtă: furnizorii de la care primești facturi în fiecare lună. La închiderea lunii, bifezi. Cine lipsește primește un e-mail în aceeași zi. Cinci minute pe lună, și n-o să mai ai niciodată discuția asta în martie despre o factură din noiembrie.

Iar dacă ții evidența manual și îți scapă, un sistem care descarcă automat tot din SPV și îți arată ce s-a primit și ce nu îți face lista singur. Ghidul e-Factura acoperă restul mecanicii.

Cifrele sunt verificate la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmei tale, confirmă cu contabilul.