Corespondența dintre XML-ul e-Factura și conturile contabile

Un import de o sută de facturi se termină cu „100 documente procesate”. Apoi cineva deschide balanța și găsește reduceri comerciale în contul de cheltuieli cu transportul, iar TVA-ul nu se leagă cu jurnalul.

Nu e o eroare de program. E o problemă de corespondență: documentul electronic are o structură, planul de conturi are alta, iar traducerea dintre ele conține opt-zece locuri în care se poate alege greșit.

Articolul ăsta le numește pe rând. E scris pentru cine face maparea, nu pentru cine apasă butonul.

Cum e construit documentul

Fișierul XML nu e o imagine a facturii. E un set de câmpuri, organizate pe trei niveluri:

• Antetul — părțile, datele, moneda, tipul documentului, referințele;
• Liniile — fiecare cu cantitate, preț unitar, valoare netă, cotă și categorie de TVA;
• Totalurile și defalcarea pe taxe — sumele agregate, pe care le verifică sistemul.

Totalurile nu sunt calculate de programul tău. Vin din document. Dacă nu se potrivesc cu suma liniilor tale, ai o problemă de rotunjire sau de interpretare, nu de aritmetică.

Ce alimentează ce

Din document	Ce determină în contabilitate
CUI-ul emitentului și al destinatarului	Identificarea partenerului și contul analitic de terț
Tipul documentului (InvoiceTypeCode)	Sensul înregistrării: factură, storno, autofactură
Data emiterii și data scadenței	Perioada de înregistrare și termenul de plată
Moneda documentului	Necesitatea conversiei și cursul aplicat
Cantitate, preț unitar, valoare netă pe linie	Contul de cheltuială sau de stoc
Codul și denumirea articolului	Analiticul, acolo unde ai analitice pe categorii
Categoria și cota de TVA pe linie	Contul de TVA, taxarea inversă, scutirile
Reducerile și majorările (AllowanceCharge)	Repartizarea pe linii sau contul separat
Referințele (contract, comandă, aviz, factura corectată)	Legătura cu documentele conexe
Contul bancar al beneficiarului plății	Validarea plății, nu înregistrarea

Până aici, totul e mecanic. Ambiguitățile încep imediat după.

Cele nouă locuri în care se greșește

1. Reducerea la nivel de document

O reducere aplicată pe o linie e simplă: scade valoarea liniei. Una aplicată la nivel de document nu aparține niciunei linii.

Ai două opțiuni: o repartizezi proporțional pe linii, sau o înregistrezi separat. Prima păstrează corectitudinea costului pe articol, a doua e mai simplă. Alege una și aplic-o consecvent — problemele apar când același furnizor e tratat diferit de la lună la lună.

2. Transportul

Poate veni ca linie de factură, sau ca majorare la nivel de document. Contabil, tratamentul poate diferi: inclus în costul stocului sau cheltuială separată.

Dacă maparea ta se uită doar la linii, transportul venit ca majorare dispare din calculul costului și reapare, nedorit, în altă parte.

3. Rotunjirile

Suma valorilor de pe linii nu dă întotdeauna exact totalul din document. Diferențele de bani apar din rotunjirea pe linie versus rotunjirea pe total.

Nu forța liniile să dea totalul. Înregistrează diferența acolo unde ai stabilit că merge și verifică doar că e o diferență de bani, nu de lei.

4. Categoria de TVA

Cota nu e suficientă. Un zero poate însemna scutit cu drept de deducere, scutit fără drept, neimpozabil sau taxare inversă — situații complet diferite contabil, care se disting prin categoria, nu prin procent.

Maparea corectă se face pe perechea categorie plus cotă, niciodată doar pe cotă. E cea mai frecventă cauză a TVA-ului care nu se leagă cu jurnalul. Merită o listă scrisă a categoriilor pe care le întâlnești efectiv, cu contul pentru fiecare.

5. Moneda și cursul

Documentul poate avea o monedă de facturare și o sumă a TVA-ului exprimată în lei. Dacă programul tău recalculează TVA-ul din valuta la cursul lui, obții altă cifră decât cea din document — și decât cea pe care o vede fiscul.

Regula: TVA-ul în lei se preia din document, nu se recalculează.

6. Codul articolului

Teoretic, e cheia pentru maparea automată pe conturi. Practic, mulți furnizori îl completează inconsecvent sau deloc, iar unii îl schimbă de la o factură la alta pentru același produs.

Consecința e neplăcută, dar clară: maparea pe articol funcționează doar pentru furnizorii care au date curate. Pentru restul, maparea se face pe furnizor, cu o regulă implicită, și se corectează manual acolo unde e nevoie.

7. Avansurile

Factura de avans și factura finală se referă la aceeași operațiune. Dacă factura finală regularizează avansul, apare o linie sau o referință care scade suma deja facturată.

Un import care nu urmărește referința înregistrează ambele integral. Diferența se descoperă la reconciliere, când soldul furnizorului arată o datorie care nu există.

8. Stornarea

Poate fi exprimată prin tipul documentului, prin cantități negative sau prin valori negative. Trei convenții, toate în circulație.

Maparea trebuie să decidă sensul înregistrării după tipul documentului, nu după semnul sumelor. Altfel ajungi să inversezi de două ori și să obții exact opusul. Detaliile de emitere sunt în articolul despre storno.

9. Referința la documentul corectat

Ar trebui să fie un câmp structurat. De multe ori, furnizorul o scrie doar în textul liber al facturii.

Când lipsește, legătura dintre storno și factura inițială nu se poate face automat. Rămâne o operațiune manuală, care merită marcată ca atare, nu ignorată.

Cum construiești maparea, practic

1. Pornește de la furnizor, nu de la articol. Un dicționar furnizor plus cont acoperă majoritatea volumului cu efort mic.
2. Adaugă reguli pe articol doar pentru furnizorii cu date curate și volum mare.
3. Lasă o categorie „de decis”, vizibilă. O mapare implicită tăcută e mai periculoasă decât una lipsă.
4. Revizuiește trimestrial ce a căzut în categoria aceea. Acolo găsești furnizorii noi și schimbările de comportament ale celor vechi.

Ce verifici după fiecare import

• Numărul de documente importate față de cel din perioada respectivă;
• Totalul TVA din import față de totalul din defalcarea pe taxe a documentelor;
• Documentele căzute în categoria implicită;
• Stornurile fără referință la factura inițială;
• Facturile în valută, punctual.

Verificarea completă a potrivirii dintre sistem și program e descrisă în articolul despre reconciliere, iar capcanele specifice fiecărui program de contabilitate merită notate pe măsură ce le descoperi.

Un ultim lucru, ușor de uitat în discuția tehnică: fișierul XML original rămâne documentul care se arhivează. Importul produce înregistrări, nu înlocuiește documentul. Distincția e explicată în articolul despre XML și PDF.

Dacă vrei să vezi cum arată un export care respectă maparea ta, în loc să o refaci lunar, e descris în ghidul de export contabil.