Diferențe între factura primită și comandă: cum le tratezi

Comanda spunea 200 de bucăți. Factura zice 180. Sau invers: ai negociat 12 lei bucata, pe factură scrie 12,50. Diferența pare mică, ai o sută de alte lucruri pe cap și tentația e să treci mai departe.

Nu trece. Nu pentru că suma contează, ci pentru că o diferență netratată azi devine o discuție imposibilă peste patru luni, când nimeni nu mai ține minte ce s-a vorbit la telefon.

Cinci tipuri de diferență, cu tratament diferit

Nu toate nepotrivirile înseamnă același lucru. Prima decizie e să pui diferența în categoria potrivită.

1. Cantitate mai mică decât ai comandat

De obicei e o livrare parțială. Furnizorul n-a avut stoc, ți-a trimis ce a putut și ți-a facturat ce a trimis. Asta e corect din punct de vedere contabil: factura urmează marfa, nu comanda.

Ce faci: verifici că restul comenzii e încă în lucru și nu s-a anulat tăcut. Nu blochezi factura. Blochezi restul comenzii, în evidența ta, până primești o dată de livrare.

2. Cantitate mai mare decât ai comandat

Aici e invers. Ai primit mai mult decât ai cerut. Se întâmplă la ambalaje standard: ai cerut 45, vine bax de 50. Dacă accepți, factura e corectă și n-ai ce discuta. Dacă nu accepți, trebuie să spui asta înainte de a semna primirea mărfii, nu peste două săptămâni.

3. Preț diferit

Cea mai delicată. Un preț diferit poate însemna trei lucruri complet distincte: o eroare de operare, o listă de prețuri actualizată despre care nu ți s-a spus, sau o reducere pe care ai negociat-o și care nu s-a aplicat.

Ce faci: cauți documentul care fixează prețul. Contract, ofertă scrisă, confirmare de comandă pe e-mail. Dacă ai unul, ai dreptate și ceri corecție. Dacă nu ai niciunul și prețul s-a stabilit la telefon, ai o problemă de proces, nu de factură.

4. Alt produs decât ai comandat

Uneori e un echivalent trimis fără să te întrebe. Alteori e o denumire diferită pentru același lucru: același produs, alt cod intern la furnizor. Verifică întâi codul și unitatea de măsură. Multe „produse greșite” sunt de fapt aceeași marfă, descrisă altfel.

5. Date de firmă greșite

CUI, denumire, adresă, cont bancar. Asta nu e o diferență comercială, e o problemă de document. O factură cu CUI-ul altei firme nu e a ta, oricât de corectă ar fi marfa de pe ea. Am scris separat despre ce faci când primești o factură cu CUI greșit.

Regula care simplifică totul: factura urmează livrarea

Contabil, factura documentează ce s-a livrat, nu ce s-a comandat. Comanda e o intenție. Livrarea e faptul. Dacă ai primit 180 de bucăți și factura zice 180, factura e corectă chiar dacă ai comandat 200.

Asta înseamnă că verificarea reală se face în trei, nu în doi: comandă, document de livrare, factură. Dacă factura se potrivește cu livrarea, e bună. Dacă livrarea nu se potrivește cu comanda, ai o discuție comercială — separată de factură.

Confuzia dintre cele două discuții e cauza majorității conflictelor cu furnizorii. Ții o factură corectă neplătită pentru că ești supărat pe o livrare incompletă. Furnizorul te vede ca rău-platnic. Amândoi aveți dreptate și amândoi pierdeți timp.

Ce faci concret, în ordine

1. Identifici tipul de diferență. Cantitate, preț, produs, date de firmă. Fiecare merge pe alt drum.
2. Cauți documentul-martor. Aviz, confirmare de comandă, contract, e-mail. Fără el, nu ai pe ce să te sprijini.
3. Scrii, nu suni. Un e-mail cu subiect clar: numărul facturii, ce nu se potrivește, la ce te aștepți. Telefonul e bun pentru deblocat, dar nu lasă urmă.
4. Decizi dacă blochezi plata sau nu. Blochezi doar partea în dispută, dacă se poate. O factură cu o singură linie greșită din douăzeci nu justifică amânarea întregii plăți.
5. Notezi termenul. Dacă în cinci zile lucrătoare nu primești răspuns, escaladezi. Fără termen, discuția moare de la sine și rămâi cu documentul neclarificat.

Când ceri storno și când nu

Nu orice diferență se rezolvă prin anularea facturii. O factură emisă corect, pentru marfa livrată corect, nu se stornează pentru că ai vrut altceva.

Storno sau factură de corecție ceri când documentul în sine e greșit: preț contrar unui contract, cantitate care nu corespunde livrării, produs care nu a fost livrat deloc, cotă de TVA aplicată greșit. În e-Factura, corecția are propriile reguli — despre asta am scris în articolul despre storno.

Când marfa a fost livrată și acceptată, iar tu vrei doar o reducere, aia e o negociere comercială. Se rezolvă cu o factură de reducere ulterioară sau cu o notă de credit, nu prin anularea documentului inițial.

De ce apar diferențele, de fapt

Aproape niciodată din rea-credință. Cauzele reale sunt banale:

• Comanda s-a dat verbal sau pe WhatsApp și nimeni n-a confirmat în scris.
• Furnizorul a actualizat lista de prețuri și a trimis notificarea unei adrese de e-mail pe care n-o mai citește nimeni la voi.
• Reducerea negociată a rămas în capul agentului de vânzări, nu în sistemul lui.
• Cel care primește marfa nu are comanda la el și semnează orice.
• Nimeni nu compară nimic până la sfârșitul lunii, când toate detaliile s-au evaporat.

Cum previi data viitoare

Trei obiceiuri care elimină cele mai multe diferențe:

Confirmă comenzile în scris, oricât de mici. Un e-mail de trei rânduri cu produs, cantitate, preț și termen. Costă un minut și rezolvă orice discuție ulterioară.

Verifică la primire, nu la plată. Persoana care primește marfa trebuie să aibă comanda în față. Diferența văzută la ușa depozitului se rezolvă în cinci minute. Aceeași diferență văzută peste trei săptămâni se rezolvă în trei e-mailuri și un telefon tensionat.

Ține o listă a prețurilor agreate pe furnizor. Nu trebuie să fie sofisticată. O foaie cu produsele pe care le iei des și prețul convenit e suficientă ca să sesizezi imediat abaterile.

Și încă ceva: nu toate diferențele merită timpul tău. O abatere de câțiva bani pe o factură mică te costă mai mult să o urmărești decât valorează. Stabilește-ți un prag sub care accepți fără discuție și peste care verifici mereu. Un prag ales conștient e mai bun decât o vigilență care se aplică aleatoriu.

Restul verificărilor obligatorii pe o factură primită le găsești în lista celor cinci lucruri de verificat.