Registrul de casă și facturile electronice

Plătești cash o piesă de la un furnizor. Primești bon. Peste două zile, apare în SPV și factura pentru aceeași piesă. La final de lună, în contabilitate sunt două cheltuieli și o singură piesă.

Nu e o situație exotică. E cel mai frecvent tipar de eroare din firmele mici care au și casierie, și facturi electronice.

Ce nu s-a schimbat

Trecerea facturilor în format electronic nu a desființat registrul de casă. Orice mișcare de numerar — încasare sau plată — se înregistrează, în ordine cronologică, cu documentul care o justifică.

Ce s-a schimbat e sursa documentelor. Înainte, plăteai și primeai hârtia pe loc. Acum plătești pe loc, iar documentul apare separat, în alt sistem, cu alt ritm. Cele două fluxuri nu mai sunt sincronizate, iar sincronizarea rămâne în sarcina ta.

Cele patru confuzii

1. Bonul și factura, pentru aceeași operațiune

Cea mai costisitoare. Ai plătit o dată, ai două documente, se înregistrează amândouă.

Regula practică: dacă ai cerut factură, bonul devine dovada plății atașată facturii, nu un document de cheltuială separat. Se capsează, la propriu sau la figurat, de factură. Nu se dă la contabil ca document de sine stătător.

Semnalul că se întâmplă: aceeași sumă, aceeași dată, același furnizor, apărută de două ori în cheltuielile lunii.

2. Factura electronică plătită cash, care nu ajunge în registru

Inversul. Factura a intrat frumos din SPV, e înregistrată, dar nimeni nu a trecut plata în registrul de casă, pentru că nu a trecut prin bancă.

Rezultatul: soldul de casă din evidență nu mai corespunde cu banii din sertar. Diferența se descoperă târziu și se explică greu.

3. Cheltuielile făcute de angajați din banii lor

Cineva cumpără ceva urgent, plătește personal, aduce bonul. Uneori cere factură pe firmă, alteori nu.

Traseul corect trece prin decont, nu direct în cheltuieli: avans de trezorerie sau decont de cheltuieli, cu documentele atașate și restituirea diferenței. Dacă persoana a cerut factură pe firmă, factura vine prin canalul obișnuit, iar decontul trebuie să se lege de ea — altfel ai, din nou, două documente pentru o singură cheltuială.

4. Avansul plătit cash și factura finală

Plătești un avans, primești factură de avans. La livrare, primești factura finală. Dacă factura finală nu scade avansul, iar tu înregistrezi ambele integral, ai umflat cheltuiala.

Verificarea e simplă: pe factura finală trebuie să apară referința la avans și regularizarea lui. Dacă nu apare, ceri corecția înainte să plătești restul.

Plafoanele de numerar

Există limite legale pentru încasările și plățile în numerar — pe zi, pe partener și pe tip de operațiune. Cuantumurile s-au modificat de mai multe ori în ultimii ani și diferă în funcție de situație.

De aceea nu găsești aici o cifră. Găsești, în schimb, singurul lucru care contează practic: întreabă-ți contabilul care sunt plafoanele valabile acum și scrie-le pe un post-it lipit lângă casierie. Depășirea nu produce doar o discuție, produce sancțiuni — iar oamenii care fac plata nu au de unde să știe limita dacă nu le-o spune nimeni.

Reconcilierea lunară, în trei pași

O jumătate de oră, la aceeași dată în fiecare lună.

1. Numeri banii. Fizic. Compari cu soldul din registru. Orice diferență se caută acum, nu peste trei luni.
2. Verifici că fiecare plată cash are documentul ei și că documentul e cel corect — factură acolo unde ai cerut factură, bon acolo unde nu.
3. Verifici invers: iei facturile primite din SPV pe luna respectivă și te uiți care dintre ele au fost plătite cash. Fiecare trebuie să aibă o ieșire corespunzătoare în registru.

Pasul al treilea e cel pe care îl sare toată lumea și cel care prinde cele mai multe erori. Îl poți lega de rutina de închidere a lunii, ca să nu fie o activitate în plus.

Două situații care încurcă în plus

Vânzările cu numerar către persoane fizice. Dacă emiți facturi către consumatori finali, se aplică regulile pentru relația B2C, cu excepția facturilor simplificate. Am detaliat situația în articolul despre e-Factura în B2C. Pentru casierie, consecința practică e că trebuie să știi clar care încasare are bon, care are factură și care are amândouă.

Soldul de casă anormal. Un sold care crește lună de lună fără explicație, sau unul care ar trebui să fie negativ, e printre primele lucruri care se observă la o verificare. Nu pentru că ar fi o infracțiune în sine, ci pentru că indică faptul că registrul nu reflectă realitatea.

Cine ține registrul

În firmele mici, răspunsul e de obicei „contabilul”. E o presupunere care se plătește.

Contabilul înregistrează operațiunile de casă pe baza documentelor pe care le primește. Nu are cum să știe că ai plătit ceva cash acum trei săptămâni dacă nu i-ai spus și nu i-ai dat documentul. Iar banii din sertar îi numeri tu, nu el.

Împărțirea care funcționează, spusă o dată și scrisă undeva: tu răspunzi de existența documentelor și de numărarea banilor, contabilul de înregistrarea lor. Zona dintre cele două — momentul în care documentul trece de la unul la altul — are nevoie de un termen fix, nu de bunăvoință. Subiectul e tratat pe larg în articolul despre împărțirea muncii cu contabilul.

La firmele cu mai multe puncte de lucru, mai apare un strat: fiecare punct are casieria lui, iar documentele ajung la sediu cu întârziere. Regula minimă acolo e ca predarea să se facă la o dată fixă din lună, cu un borderou semnat, nu „când vine cineva în oraș”.

Ce arhivezi și în ce formă

Pentru facturile primite electronic, documentul care se păstrează e fișierul original, nu tipăritura. Bonurile fiscale, în schimb, sunt pe hârtie termică și se decolorează — se scanează, iar scanul se ține lângă factura sau decontul de care aparțin.

Registrul de casă însuși se păstrează, împreună cu documentele care îl susțin. Detaliile de termene și format sunt în ghidul de arhivare.

Regula care rezolvă majoritatea cazurilor

O singură decizie, luată o dată, la fiecare plată cash: cer factură sau nu?

Dacă da, bonul devine anexă și nu se înregistrează separat. Dacă nu, bonul e documentul, iar factura nu trebuie să apară. Ce nu funcționează e să decizi mai târziu — pentru că mai târziu apar amândouă și nimeni nu mai știe care e care.