Facturi între firmele proprii: ce verifici în plus

Firma A îi facturează firmei B „servicii de management, luna iunie”. O linie, o sumă rotundă, aceeași în fiecare lună. Ambele firme sunt ale tale, plata s-a făcut, contabilitatea a înregistrat.

Din interior, arată banal. Din exterior, arată exact ca tiparul care se verifică primul.

Despre cum organizezi mai multe firme fără să încurci documentele am scris în articolul despre holdingul cu trei SRL-uri. Aici vorbim despre altceva: despre tranzacția în sine și despre ce trebuie să existe în jurul ei.

De ce se uită cineva mai atent

Într-o tranzacție obișnuită, cumpărătorul are interes să plătească mai puțin, iar vânzătorul să încaseze mai mult. Tensiunea asta produce, de la sine, un preț apropiat de piață și o documentație minimă.

Între firmele tale, tensiunea dispare. Prețul poate fi orice, iar suma poate fi aleasă în funcție de unde e mai convenabil să apară profitul. Fiscul știe asta. De aceea, pentru tranzacțiile între părți afiliate, cerința nu e doar ca operațiunea să fie reală, ci și ca prețul să fie cel pe care l-ai fi practicat cu un terț independent.

Nu e o prezumție de vinovăție. E o cerință de documentare mai serioasă decât în rest.

Cele opt verificări suplimentare

1. Există un motiv de afaceri, nu doar unul fiscal

Prima întrebare, cea din care decurg toate celelalte: dacă firma B ar fi a altcuiva, ar cumpăra serviciul ăsta? La prețul ăsta?

Dacă răspunsul e „nu, dar așa iese mai bine fiscal”, restul documentației nu ajută.

2. Contractul e semnat înainte de prestare

Contract, nu factură. Cu obiect descris concret — nu „servicii de management”, ci ce anume: contabilitate primară, negociere cu furnizorii, administrare IT, ore de consultanță pe un proiect anume.

Un contract redactat după emiterea facturii, cu data pusă retroactiv, e mai rău decât lipsa lui.

3. Prețul are o justificare pe care o poți reproduce

Nu trebuie un studiu. Trebuie o logică scrisă, care să reziste la întrebarea „de ce atât?”:

• oferte de la prestatori independenți pentru același serviciu;
• costul efectiv plus o marjă, cu calculul atașat;
• un tarif orar cu evidența orelor;
• pentru chirii, prețuri comparabile din zonă.

O jumătate de pagină, făcută o dată, refăcută anual. Reconstituită după trei ani, aceeași jumătate de pagină costă mult mai mult și convinge mult mai puțin.

4. Beneficiarul chiar a beneficiat

Testul e simplu de formulat și greu de trecut fără pregătire: ce a primit firma B în schimbul banilor?

Răspunsul trebuie să fie ceva arătabil — rapoarte, livrabile, evidența orelor, corespondență, decizii luate. Serviciile de management facturate lunar, cu sumă fixă și fără nicio urmă a activității, sunt exemplul de manual.

5. Simetria

Ce e venit la A trebuie să fie cheltuială la B, în aceeași perioadă, cu aceeași sumă. Pare evident, dar se strică des atunci când firmele au contabili diferiți sau perioade de închidere diferite.

Verificarea se face o dată pe trimestru: soldurile reciproce dintre firme trebuie să se oglindească. Dacă nu se oglindesc, ai o factură înregistrată într-o parte și nu în cealaltă.

6. TVA-ul se tratează normal

Nu există un regim special pentru că firmele sunt ale aceleiași persoane. Se aplică regulile obișnuite, inclusiv cele privind deductibilitatea și, acolo unde e cazul, taxarea inversă.

7. Factura se transmite ca orice altă factură B2B

Aici se pierd mulți. Fiind „între ale mele”, apare tentația de a o trata informal — emisă în program, dată la contabil, netransmisă.

Obligația e aceeași ca la orice factură între firme: transmiterea în sistem, în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere. Consecințele netransmiterii sunt descrise în articolul despre amenzi.

8. Plata chiar se face

Facturi emise și neplătite ani la rând, între firmele tale, nu mai sunt tranzacții comerciale. Devin, în fapt, finanțare între entități — cu propriul tratament, propriile cerințe de documentare și propriile implicații fiscale.

Dacă intenția e să finanțezi o firmă din alta, se face prin contractul potrivit, nu prin facturi neplătite.

Tiparele care atrag atenția

• Sumă fixă, rotundă, lunară, pentru servicii al căror volum variază evident.
• Facturarea apare exact când o firmă ar avea profit și dispare când nu mai e nevoie.
• Redevențe pentru marcă sau know-how fără niciun document care să arate ce se transferă.
• Chirii vizibil peste sau sub piață, între firma care deține imobilul și cea care operează.
• Refacturări cu marjă arbitrară — nici zero, nici justificată.
• Un singur client pentru firma prestatoare: cealaltă firmă a ta.

Niciunul dintre ele nu e ilegal în sine. Fiecare cere însă o explicație pregătită dinainte.

Recuperarea de cheltuieli nu e prestare

O distincție care se încurcă des. Dacă firma A plătește o factură de utilități care aparține, în fapt, firmei B, iar apoi îi cere banii, asta e o recuperare de cheltuieli — se documentează ca atare, cu factura inițială atașată.

Dacă firma A prestează efectiv ceva, e altă operațiune, cu alt tratament. A le amesteca într-o singură factură „diverse” e cel mai simplu mod de a face ambele greu de apărat.

Dosarul prețurilor de transfer

Pentru anumite categorii de contribuabili și peste anumite valori ale tranzacțiilor între afiliați, există obligația de a întocmi un dosar al prețurilor de transfer. Pragurile și categoriile sunt precise și se pot modifica.

Nu le găsești aici, tocmai pentru că o cifră greșită într-un asemenea loc costă mai mult decât lipsa ei. Întreabă-ți contabilul dacă firmele tale intră sub obligație — răspunsul e binar și ți-l poate da într-o discuție de zece minute.

Ce nu e o problemă

Ca să nu rămâi cu impresia greșită: e perfect legal ca firmele tale să lucreze între ele. Se întâmplă în orice grup, oricât de mic. Nu ai nevoie de aprobări speciale și nu ești suspect pentru că o faci.

Diferența dintre o structură care rezistă la verificare și una care nu rezistă nu stă în tranzacții. Stă în documentele care le însoțesc, produse la momentul potrivit.

Termenul de 5 zile lucrătoare este verificat la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmelor tale, confirmă cu contabilul.