Holding cu trei SRL-uri: cum eviți să încurci documentele

Structura cu mai multe societăți apare, de obicei, organic: o firmă pentru activitatea principală, una pentru un proiect separat, una care deține activele.

Fiecare are contabilitatea ei și obligațiile ei. Tu ești aceeași persoană, cu aceleași obiceiuri de lucru — și exact aici încep problemele.

Ce se strică diferit față de o singură firmă

Cu o firmă, un document rătăcit e un document rătăcit. Cu trei, apar categorii noi:

• Factura ajunge la entitatea greșită. Cheltuiala e înregistrată unde nu trebuie, TVA-ul e dedus de cine nu trebuie.
• Plata se face din firma nepotrivită. Devine împrumut între entități, cu tot ce implică — inclusiv documentare.
• Firma „liniștită” e neglijată. Atenția se duce unde e cifra de afaceri, dar obligațiile sunt aceleași.
• Tranzacțiile interne sunt tratate relaxat, exact pentru că „sunt tot ale mele”.

Ultimele două sunt cele costisitoare, pentru că se manifestă târziu.

Regula 1: separarea se face la intrare

Sortarea la final, pe bază de memorie, nu funcționează. Peste trei săptămâni nu mai știi pentru care firmă ai cumpărat licența.

Ce se separă din momentul în care documentul apare:

• Adresă de e-mail distinctă pentru fiecare firmă. Nu etichete în același inbox.
• Card distinct pentru fiecare firmă. Plata cu cardul greșit e cauza numărul unu a decontărilor interne.
• Furnizorii instruiți din start pe ce CUI facturează. Corectarea ulterioară cere storno.

Regula 2: structură identică peste tot

Tentația e ca fiecare firmă să-și dezvolte organizarea proprie. Rezultatul sunt trei sisteme diferite, pe care doar tu le înțelegi.

Aceeași ierarhie de foldere, aceeași convenție de denumire, aceleași categorii. Beneficiul real: poți delega, pentru că altcineva învață o singură structură.

Regula 3: tranzacțiile între firmele proprii se documentează mai bine, nu mai prost

Când firma A facturează firmei B, ești de ambele părți. Tentația e să tratezi relaxat.

Din perspectiva fiscului, tranzacțiile între părți afiliate sunt printre primele verificate. Ce trebuie să existe:

• Contract care descrie ce se prestează sau se livrează.
• Justificarea prețului — de ce e acesta și nu altul.
• Dovada că prestația a avut loc — rapoarte, livrabile, corespondență.

„E firma mea” nu e o apărare. Iar documentația făcută la momentul tranzacției costă zece minute; reconstituită după doi ani, costă mult mai mult și convinge mai puțin.

Regula 4: un moment fix pentru toate firmele

Nu „când îmi aduc aminte”. Aceeași zi din săptămână, toate firmele, în aceeași ordine:

1. Mesaje noi în SPV.
2. Facturi primite descărcate.
3. Facturi de emis rămase în urmă.
4. Termene în următoarele două săptămâni.

Douăzeci de minute per firmă, o dată pe săptămână. Comparativ cu o zi de reconstituit un trimestru, e o afacere bună.

Important: parcurgi toate firmele, inclusiv cea cu volum mic. Aceea e cea la care o întrerupere trece neobservată luni întregi.

Regula 5: accesurile se separă și ele

Contabilul firmei A nu are ce căuta în documentele firmei C, chiar dacă e aceeași persoană de încredere.

Nu e neîncredere — e reducerea numărului de ocazii în care un document ajunge unde nu trebuie. Despre nivelurile de acces am scris în articolul despre roluri.

Semnalele că sistemul nu mai ține

• Îți ia mai mult de un minut să răspunzi la „câte facturi neplătite are firma B?”
• Ai avut anul ăsta cel puțin o factură înregistrată la entitatea greșită.
• Există o firmă în care n-ai intrat în SPV de peste o lună.
• Contabilul întreabă frecvent „asta pe care firmă o dăm?”

Ultimul e cel mai clar. Dacă întrebarea se pune des, separarea la intrare nu funcționează.

Am tratat pe larg partea de evidență în articolul despre gestionarea mai multor firme.