Ce înseamnă legal «factură în format electronic»

Un client îți spune că nu acceptă factura pe mail, „că trebuie originalul, cu ștampilă”. Contabilul îți cere să tipărești tot, „că așa e la control”. Iar tu ai deja o arhivă electronică ordonată și nu înțelegi de ce ar trebui să o dublezi cu hârtie.

Legea nu spune ce spun ei. Spune altceva, mai simplu și mai exigent în același timp.

Formatul nu decide. Trei condiții decid

Codul fiscal tratează factura pe hârtie și factura în format electronic la fel. Ce contează, indiferent de suport, e ca trei lucruri să fie garantate din momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare:

• autenticitatea originii — asigurarea identității furnizorului sau a emitentului facturii;
• integritatea conținutului — conținutul cerut de lege nu a fost modificat;
• lizibilitatea — factura poate fi citită.

Observă ce nu apare în listă: ștampila, semnătura olografă, hârtia, culoarea, formatul fișierului. Nici una dintre ele nu e o condiție de validitate. Un fișier care îndeplinește cele trei condiții e o factură. O hârtie care nu le îndeplinește nu devine factură fiindcă e hârtie.

„Din momentul emiterii până la sfârșitul stocării”

Partea asta se citește prea repede. Nu e de ajuns ca factura să fie corectă când o primești. Trebuie să rămână demonstrabil corectă tot timpul cât ești obligat să o păstrezi. Adică ani. Asta mută discuția de la „ce fișier am” la „ce fac cu el”.

Cum garantezi cele trei condiții

Legea nu îți impune o metodă unică. Fiecare persoană impozabilă stabilește modul în care garantează autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea facturii. Ai libertate — și, odată cu ea, responsabilitatea de a putea explica ce ai ales.

Metoda menționată explicit în normă: controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între factură și livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Tradus în limbaj de firmă mică, înseamnă că poți lega factura de restul realității:

• comanda sau contractul care a generat-o;
• avizul, recepția, procesul-verbal, orice arată că marfa sau serviciul a existat;
• plata, cu extrasul care o confirmă;
• înregistrarea contabilă.

Dacă din factură poți ajunge la fiecare dintre acestea și înapoi, ai pistă de audit. Nu ai nevoie de nimic exotic. Ai nevoie de ordine.

Semnătura electronică și schimbul electronic de date rămân variante acceptate, dar nu sunt singurele și nu sunt obligatorii. Cine îți spune că fără semnătură electronică avansată nu ai factură valabilă simplifică greșit.

Arhiva exclusiv electronică e valabilă

Aici e miezul, pentru că aici pierde lumea cel mai mult timp și spațiu.

Poți stoca facturile numai electronic. Nu ești obligat să tipărești. Nu ești obligat să păstrezi hârtia primită, dacă ai convertit-o corect și garantezi cele trei condiții pentru varianta electronică. Există o singură obligație suplimentară, ușor de ratat: dacă optezi pentru stocare electronică, ai obligația să stochezi electronic și datele care garantează autenticitatea originii și integritatea conținutului. Adică nu doar factura, ci și dovezile din jurul ei.

Concret, asta înseamnă că arhiva ta trebuie să conțină, pe lângă fișierul facturii:

• metadatele relevante — cine a emis, când a intrat, cine a validat;
• elementele care leagă factura de operațiune;
• urma modificărilor, dacă sistemul permite modificări;
• o formă de control al accesului, ca să poți spune cine a putut atinge fișierul.

Un folder pe desktop, în care oricine copiază și șterge ce vrea, nu bifează nimic din lista asta. Nu pentru că e electronic, ci pentru că nu poate demonstra nimic.

Ce nu ești obligat să faci

O precizare care scutește costuri: dacă optezi pentru stocarea electronică a facturilor, inclusiv a celor convertite din hârtie în format electronic, nu ești obligat să aplici prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică — inclusiv cerințele acesteia privind semnarea documentelor la intrarea în arhiva electronică. Regimul fiscal al facturilor e propriul lui regim.

Nu ai nevoie, așadar, de un furnizor de arhivare electronică acreditat ca să ții facturile digital. Ai nevoie de un sistem care garantează cele trei condiții și care poate să o demonstreze.

Trei confuzii care circulă

„Fără ștampilă nu e valabilă.” Ștampila nu apare printre condiții și nu e element obligatoriu al facturii. Un client care o cere își impune o regulă internă, nu una legală. Poți să i-o dai, dar nu confunda politețea cu obligația.

„Trebuie să tipărim, că la control cer hârtie.” Inspectorul cere să poată verifica. Dacă îi poți pune la dispoziție facturile în format electronic, împreună cu datele care garantează autenticitatea și integritatea, ai făcut ce trebuia. Un teanc tipărit fără legătură cu recepțiile și cu plățile nu îl ajută pe niciunul dintre voi.

„Am scanat, deci am arhivat.” Scanarea rezolvă lizibilitatea. Nu rezolvă nici autenticitatea originii, nici integritatea, dacă fișierul stă într-un folder pe care oricine îl poate rescrie. Conversia din hârtie în electronic e permisă, dar vine la pachet cu obligația de a păstra electronic și datele care susțin cele trei condiții.

Unde nu se aplică discuția asta

Pentru facturile din RO e-Factura, întrebarea „care e originalul” are un răspuns tehnic separat, care nu ține de condițiile generale de mai sus, ci de felul în care circulă fișierul prin sistemul ANAF. Dacă asta cauți — ce păstrezi, XML-ul sau PDF-ul, și ce se întâmplă cu vizualizarea — e tratat pe larg în articolul despre XML sau PDF. Aici am vorbit despre condițiile de fond, care se aplică oricărei facturi, oricum ar fi ajuns la tine.

Testul de trei întrebări

Înainte să declari că arhiva ta e în regulă, răspunde la trei întrebări despre o factură luată la întâmplare din urmă cu doi ani:

1. Poți dovedi cine a emis-o? Nu „scrie pe ea”, ci: ce anume din sistemul tău confirmă că vine de la furnizorul acela.
2. Poți dovedi că nu a fost modificată de atunci? Cine a avut acces, ce urme au rămas.
3. O poți citi acum, pe echipamentul de azi? Fără programul din 2019, fără parola pierdută, fără un format pe care nimeni nu-l mai deschide.

Dacă la toate trei răspunsul e da, formatul nu contează. Dacă la vreuna e nu, nici hârtia nu te salvează — pentru că hârtia decolorată, îndosariată aiurea și fără legătură cu recepția pică exact la aceleași întrebări.

Regulile de organizare, pe termene și tipuri de documente, sunt strânse în ghidul de arhivare a facturilor.

Cifrele sunt verificate la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmei tale, confirmă cu contabilul.