Cote de TVA: cum verifici că furnizorul a aplicat corect

Primești o factură de la un furnizor cu care lucrezi de ani de zile. Aceleași produse, același șablon. Doar că la TVA scrie o cotă care nu mai există. Programul lui n-a fost actualizat, nimeni n-a observat, iar tu tocmai ai dedus o sumă care nu e corectă.

Se întâmplă mai des decât ai crede, mai ales după modificări legislative. Verificarea nu e complicată. Doar că trebuie făcută.

Ce cote sunt în vigoare

Prin Legea nr. 141/2025, începând cu 1 august 2025:

• Cota standard: 21% — se aplică la tot ce nu e explicit inclus în categoriile cu cotă redusă.
• Cota redusă: 11% — cotă unică, care a înlocuit vechile cote de 5% și 9%. Acoperă categorii precum alimente, medicamente, apă, cărți, cazare și servicii de restaurant.

Regula de citire e importantă: cota redusă e excepția, nu regula. Dacă un produs nu e explicit în lista de categorii cu 11%, se aplică 21%. Când ai dubiu, dubiul înclină spre cota standard.

Listele detaliate pe categorii sunt în Codul fiscal și pe site-ul ANAF, iar încadrarea unui produs anume ține de codul lui tarifar. Nu improviza — pentru un produs de graniță, întreabă contabilul.

Verificarea, în trei pași

1. Aritmetica

Cel mai simplu și cel mai des sărit. Iei baza impozabilă de pe linie, aplici cota declarată și compari cu suma de TVA scrisă. Dacă nu iese, ai una din trei situații: rotunjire pe linii diferit de rotunjirea pe total, o reducere aplicată după calculul TVA, sau pur și simplu o greșeală.

Diferențele de câțiva bani din rotunjire sunt normale. Diferențele de procente nu sunt.

2. Cota față de ce s-a livrat

Aici e verificarea reală. Te uiți la ce scrie pe linie — denumirea produsului sau a serviciului — și te întrebi dacă acea categorie beneficiază de cota redusă. Semnalele de alarmă:

• O factură cu linii diverse, toate la cotă redusă. Improbabil.
• Servicii facturate la cotă redusă, când serviciul nu e din categoriile eligibile.
• Transport, ambalaj sau alte accesorii la altă cotă decât produsul principal, fără justificare.
• O factură pe care apar cote care nu mai sunt în vigoare.

3. Cazurile în care nu e nicio cotă

Sunt facturi pe care nu apare TVA deloc, și e corect. Nu te grăbi să le respingi:

• Taxare inversă — factura poartă mențiunea „taxare inversă” și nu conține TVA. Cum arată o factură corectă cu taxare inversă.
• Furnizor neplătitor de TVA — nu are ce să-ți factureze. Verifici statutul în registrul ANAF.
• Operațiuni scutite — factura trebuie să indice temeiul scutirii.
• Furnizor din alt stat UE — vezi verificarea codului în VIES.

Perioada de tranziție: cota de la data faptului generator

La orice modificare de cotă apare aceeași întrebare: contractul e din iulie, livrarea din august, factura din septembrie. Ce cotă?

Regula generală e că se aplică cota în vigoare la data la care intervine faptul generator — momentul livrării bunului sau al prestării serviciului — cu reguli specifice pentru avansuri, abonamente și livrări continue. Nu data facturii și nu data plății, de regulă.

Pentru contracte în derulare peste momentul schimbării, discuția e tehnică și merită purtată cu contabilul, nu rezolvată din memorie.

Unde te uiți, practic

Într-o factură electronică datele sunt în XML, structurate. Fiecare linie are baza impozabilă, categoria de TVA și cota. La final există un bloc de totalizare pe fiecare cotă. Verificarea cea mai rapidă e pe blocul ăla: dacă totalul pe cotă nu se potrivește cu suma liniilor, ceva e strâmb.

Dacă te uiți la reprezentarea PDF, ține minte că PDF-ul e o vizualizare. Originalul e XML-ul, iar în caz de neconcordanță XML-ul câștigă.

Un test rapid, pe factura pe care o ai în față

Trei întrebări, în ordine, pe cea mai mare linie din factură:

1. Ce s-a livrat, exact? Dacă denumirea de pe linie e vagă — „servicii”, „produse diverse”, „conform contract” — nu poți verifica nimic. Cere o descriere care permite încadrarea. E și în interesul tău la un control: un document justificativ trebuie să spună ce s-a cumpărat.
2. Categoria asta e explicit în lista cu cotă redusă? Dacă răspunsul nu e un „da” pe care îl poți arăta cuiva, e cotă standard.
3. Cifrele se închid? Bază înmulțită cu cota, comparată cu TVA-ul scris, apoi totalul pe cotă comparat cu suma liniilor.

Dacă toate trei sunt curate pe linia cea mai mare, restul facturii are șanse mari să fie corect. Dacă una șchioapătă, verifici tot documentul.

Ce faci când găsești o greșeală

Nu deduci și nu înregistrezi „ca să nu întârzii plata”. Ceri corectarea. Furnizorul are procedura lui de corecție, iar tu ai dreptul la un document corect. Detaliile sunt în articolul despre cota greșită de la furnizor.

Un lucru de reținut: dacă furnizorul ți-a facturat mai mult TVA decât trebuia, nu deduci excedentul nici dacă l-ai plătit. TVA-ul facturat greșit în plus nu devine deductibil doar pentru că apare pe hârtie.

Cum faci verificarea sustenabilă

Nu poți verifica manual sute de facturi pe lună. Dar poți verifica inteligent:

1. Furnizorii noi — verifici primele două-trei facturi în detaliu. Dacă sunt corecte, probabil are programul setat bine.
2. Furnizorii vechi, după orice modificare legislativă — verifici prima factură de după data schimbării. Aici apar cele mai multe erori.
3. Sumele mari — orice factură peste un prag pe care ți-l stabilești tu trece prin verificare, indiferent de furnizor.
4. Restul — verificare automată a aritmeticii, la import. Un program care recalculează TVA-ul pe fiecare linie prinde erorile de calcul fără să te implice.

Restul verificărilor de rutină pe o factură primită sunt în cele cinci verificări.

Cifrele sunt verificate la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmei tale, confirmă cu contabilul.