Control ANAF: ce documente ți se cer și în ce format

Vestea unui control produce panică proporțională nu cu gravitatea situației, ci cu starea arhivei. O firmă cu documentele în ordine trece printr-un control ca printr-o formalitate obositoare. Una fără, printr-o săptămână de reconstituiri.

Ce se cere, de obicei

Solicitările concrete depind de tipul verificării, dar nucleul e, aproape mereu, același:

• Documentele justificative — facturi primite și emise, în format original;
• Registrele contabile obligatorii și balanțele;
• Declarațiile depuse, împreună cu recipisele;
• Extrasele de cont pentru perioada verificată;
• Contractele care stau la baza operațiunilor mai mari;
• Documente de transport și recepție, pentru livrări de bunuri.

Ce se verifică, în esență, e concordanța: dacă ce ai declarat corespunde cu ce ai înregistrat, și dacă ce ai înregistrat e susținut de documente.

Formatul: partea care surprinde

Pentru facturile electronice, documentul care contează e fișierul XML original, cu sigiliu. Nu PDF-ul.

PDF-ul e o reprezentare vizuală, pe care o poate genera oricine, cu orice conținut. Nu poartă sigiliul și nu permite verificarea autenticității.

E cel mai frecvent gol descoperit la controale la firmele care au trecut la e-Factura fără să înțeleagă distincția. Am detaliat-o în articolul despre XML și PDF.

Arhiva exclusiv electronică e perfect valabilă. Nu ești obligat să printezi nimic — ești obligat să păstrezi ce ai primit, în forma în care ai primit.

Cum arată un dosar bine pregătit

Nu neapărat complet de la prima cerere — dar organizat astfel încât orice se cere să poată fi găsit rapid.

Structură pe ani și pe categorii. Facturi primite, facturi emise, extrase, declarații, contracte.

Denumiri consecvente. O convenție simplă, aplicată la toate fișierele, care permite căutarea.

Corespondența dintre document și înregistrare. Să poți arăta, pentru o înregistrare din balanță, documentul care o susține — și invers.

O notă pentru operațiunile atipice. Orice tranzacție ieșită din tipar merită două rânduri de explicație scrise atunci, nu reconstituite după doi ani din memorie.

Cum te comporți

Trei reguli practice, care nu țin de contabilitate:

Contabilul e implicat de la prima zi. Nu răspunde singur la întrebări tehnice. Nu e o chestiune de a ascunde ceva — e că răspunsurile aproximative creează confuzii care se lămuresc greu.

Ce se cere, se dă. Ce nu se cere, nu. Nu oferi din proprie inițiativă documente care deschid subiecte noi.

Ține evidența a ce ai predat. Un tabel simplu: ce document, când, cui. E util dacă apar întrebări ulterioare despre ce a fost prezentat.

Dacă lipsesc documente

Se întâmplă. Reacția corectă nu e improvizația.

1. Stabilește exact ce lipsește și din ce perioadă.
2. Cere de la furnizori ce mai poate fi obținut. Multe se recuperează cu un e-mail.
3. Adună probele indirecte — contract, dovada plății, corespondență, dovada livrării.
4. Discută cu contabilul procedura de reconstituire, acolo unde se aplică.
5. Nu fabrica nimic. Un document reconstituit corect, cu procedura respectată, e o situație gestionabilă. Unul falsificat e o problemă de altă natură.

Pregătirea care se face înainte, nu în timpul

Un exercițiu de o oră, o dată pe an, care îți spune exact cum ai sta:

Alege trei luni la întâmplare din ultimii doi ani. Pentru fiecare, verifică dacă poți produce, în mai puțin de zece minute: toate facturile primite în format XML, toate cele emise, extrasul, declarațiile cu recipise.

Dacă reușești, un control e o formalitate. Dacă nu, ai găsit exact ce trebuie reparat — și ai timp să o faci, spre deosebire de situația în care afli în ziua controlului.