SAF-T / D406: cine depune și ce conține

Un SRL cu doi angajați, cifră de afaceri modestă, contabilitate ținută de un cabinet mic. Până anul trecut, SAF-T era ceva despre care citea în știri și îl privea de la distanță. Din 2026 nu mai e așa.

Iar partea care surprinde nu e obligația în sine. E dispariția perioadelor de grație.

Ce e, în două fraze

SAF-T înseamnă Fișierul Standard de Control Fiscal — un fișier XML cu structură standardizată, care conține datele din contabilitate într-un format pe care ANAF îl poate citi automat. Se transmite atașat declarației informative D406.

Diferența față de o declarație obișnuită: nu raportezi totaluri, ci detaliul. Nu spui cât ai dedus, ci arăți fiecare înregistrare din care rezultă. Controlul nu mai vine să ceară balanța; o are deja, și vine cu întrebări punctuale.

Cine depune în 2026

Începând cu anul fiscal 2026, obligația s-a generalizat: toate persoanele juridice intră în raportare — inclusiv SRL-urile mici, microîntreprinderile și neplătitorii de TVA. Nu mai există praguri de cifră de afaceri care să te scutească și nu mai contează în ce categorie de contribuabil ești încadrat.

Extinderea s-a făcut în valuri, pe categorii de contribuabili, începând cu cei mari. 2026 e anul în care s-a închis lista.

Perioadele de grație s-au terminat

Asta e schimbarea care prinde lumea pe picior greșit. La intrarea fiecărei categorii în sistem a existat o perioadă de adaptare, în care depunerea cu întârziere nu se sancționa. Din 2026, pentru contribuabilii care au început raportarea în 2025, perioada de adaptare nu mai există.

Practic: D406 se depune la termen, de la prima perioadă raportată, fără marja de câteva luni cu care s-a obișnuit lumea. Dacă îți construiești planificarea presupunând că „oricum e grație la început”, planifici greșit.

Ce conține fișierul

SAF-T-ul românesc nu e un singur fișier depus într-un singur ritm. Sunt trei raportări distincte, cu conținut și termene diferite.

Raportarea generală — lunar sau trimestrial

Partea grea. Conține, în mare:

• Fișierele de bază — planul de conturi, nomenclatorul de clienți și furnizori, tabela de taxe, produsele, unitățile de măsură.
• Jurnalul contabil — înregistrările din contabilitate, la nivel de notă contabilă.
• Documentele sursă — facturi emise și primite, plăți, mișcări de stocuri, cu detalierea pe linii.

De aici vine efortul real de implementare: fișierul cere date pe care multe programe le au, dar nu în forma și cu codificările pe care le așteaptă structura standard.

Raportarea activelor — anual

Secțiunea de active imobilizate se depune o dată pe an, la termenul de depunere a situațiilor financiare anuale, nu odată cu raportarea lunară.

Raportarea stocurilor — la cerere

Secțiunea de stocuri nu are periodicitate. Se transmite exclusiv la solicitarea expresă a autorității fiscale, într-un termen stabilit prin cerere, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la solicitare.

Consecința practică: nu o pregătești lunar, dar trebuie să poți să o produci când ți se cere. Un sistem din care nu poți extrage stocurile în format cerut te pune într-o poziție proastă exact când ai mai puțin timp.

Pe ce perioadă depui

Periodicitatea raportării generale urmează perioada fiscală de TVA:

• perioadă fiscală lunară — D406 lunar;
• perioadă fiscală trimestrială — D406 trimestrial;
• neplătitor de TVA — raportare trimestrială.

Termenul general de depunere e ultima zi a lunii următoare perioadei de raportare. Nu 25, ca la majoritatea celorlalte declarații. Când ultima zi cade într-o zi nelucrătoare, termenul se mută în prima zi lucrătoare următoare.

Restul calendarului declarativ, cu termenele celorlalte raportări, e în articolul despre ce raportezi lunar și ce trimestrial.

Ce înseamnă pentru o firmă mică, concret

Trei consecințe care contează mai mult decât textul legal.

Calitatea datelor devine vizibilă. Până acum, o denumire de articol scrisă în trei feluri sau un partener duplicat în nomenclator erau probleme interne. În SAF-T, ele devin date transmise oficial. Curățenia în nomenclatoare nu mai e o chestiune de ordine, ci de conformare.

Neconcordanțele se văd automat. Datele din SAF-T se pot compara cu decontul, cu D394, cu ce e în RO e-Factura. O factură care apare în SPV și lipsește din contabilitate — sau invers — nu mai e o diferență pe care o descoperi la control. Merită să o prinzi tu întâi, prin reconcilierea SPV cu programul de contabilitate.

Programul contează. Generarea fișierului nu se face manual. Dacă programul de contabilitate nu produce un XML valid, discuția e cu furnizorul de software, nu cu contabilul.

Ce faci acum, dacă abia ai intrat

1. Verifică periodicitatea, pornind de la perioada fiscală de TVA. E prima informație de care depinde tot restul.
2. Cere furnizorului de software confirmarea că generează D406 pentru versiunea pe care o folosești, și pe ce configurări.
3. Rulează o generare de test pe o lună închisă, chiar dacă nu o depui. Erorile de validare apar acolo, nu în ziua termenului.
4. Curăță nomenclatoarele — parteneri duplicați, CUI-uri scrise inconsecvent, unități de măsură necodificate. Cum se prind duplicatele e în articolul despre duplicate.
5. Testează extragerea stocurilor, chiar dacă nu ți-a cerut nimeni. Ca să știi dacă poți.

Ce nu am scris aici

Cuantumurile sancțiunilor pentru nedepunere sau depunere incorectă variază între sursele publice și se modifică. Nu le găsești în articolul ăsta pentru că nu are rost să memorezi o cifră greșită. Pentru situația concretă a firmei tale — inclusiv dacă ai obligația pe o perioadă trecută pe care nu ai raportat-o — întreabă contabilul și verifică pe anaf.ro.

Ghidul contribuabilului pentru pregătirea și depunerea D406 e publicat de ANAF și e, în ciuda lungimii, singura sursă care nu se contrazice cu ea însăși.

Cifrele sunt verificate la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmei tale, confirmă cu contabilul.