Cum reconstitui o factură pierdută

Contabilul îți cere factura de la furnizorul de ambalaje, cea din februarie. O cauți în bibliorafturi. Nu e. Cauți în mail. Nu e. Îl întrebi pe colegul care se ocupa de recepții — a plecat din firmă acum trei luni. Factura e înregistrată, plata e făcută, TVA-ul e dedus, dar documentul nu există nicăieri.

Nu e o fundătură. Reconstituirea documentelor financiar-contabile e o procedură reglementată, cu pași clari și cu un termen. Problema apare abia când o ignori și te prezinți la control cu o înregistrare fără document în spate.

Întâi verifică dacă e chiar pierdută

Jumătate din „facturile pierdute” nu sunt pierdute. Sunt în alt loc decât te uiți tu.

• În SPV. Dacă factura a intrat prin e-Factura, originalul e fișierul XML din sistemul ANAF, nu hârtia sau PDF-ul de pe mail. Verifică acolo întâi. Dacă nu găsești ce cauți, citește ce faci când o factură nu mai apare în SPV.
• La furnizor. El are obligația să păstreze exemplarul lui. Un mail către el rezolvă adesea în două ore ceea ce ție ți-ar lua trei zile de scotocit.
• În programul de contabilitate. Multe programe atașează scanul la înregistrare. Dacă documentul e acolo, nu ai pierdut nimic.

Un lucru care încurcă mult lumea: ce înseamnă „originalul” la o factură electronică. Dacă ai și XML, și PDF, și o hârtie tipărită, nu toate trei au aceeași valoare. Detaliile sunt în articolul despre XML sau PDF, care e originalul.

Ce spune procedura

Normele privind documentele financiar-contabile (Ordinul MFP nr. 2634/2015) tratează separat situația documentelor pierdute, sustrase sau distruse. Ideea de bază: orice document care lipsește se reconstituie, iar reconstituirea se documentează, nu se face din memorie.

Termenul e ferm. Reconstituirea trebuie finalizată în cel mult 30 de zile de la constatare. În caz de forță majoră — incendiu, inundație — termenul e de 90 de zile de la încetarea evenimentului. Numărătoarea pornește din ziua în care ai constatat lipsa, nu din ziua în care ai chef să te ocupi.

Pașii, în ordine

1. Sesizarea scrisă. Persoana care constată lipsa anunță în scris conducerea, în cel mult 24 de ore. Un mail cu subiect clar e suficient ca formă, dar trebuie să existe.
2. Procesul-verbal de constatare. Se întocmește un proces-verbal care descrie ce lipsește, când s-a observat, în ce împrejurări. Aici scrii concret: ce document, ce furnizor, ce perioadă.
3. Sesizarea organelor de urmărire penală sau sancțiunea disciplinară, după caz. Dacă e vorba de sustragere, se sesizează. Dacă e neglijență internă, se aplică măsura disciplinară. Dovada intră în dosar.
4. Dispoziția scrisă a conducătorului prin care se ordonă reconstituirea. E documentul care leagă tot restul.
5. Reconstituirea propriu-zisă și marcarea documentului.

Documentul reconstituit poartă obligatoriu și vizibil mențiunea „DUPLICAT”, cu precizarea numărului și datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea. Nu e o formalitate decorativă: e ceea ce spune inspectorului că documentul din fața lui nu e originalul și că știi asta.

Când documentul a fost emis de altă firmă

Cazul cel mai frecvent, pentru că majoritatea documentelor lipsă sunt facturi primite. Aici reconstituirea o face emitentul, prin copie după exemplarul lui. Tu trimiți cererea scrisă, el are obligația să îți trimită documentul reconstituit în cel mult 10 zile lucrătoare de la primirea cererii.

Trimite cererea în scris, nu telefonic. Ai nevoie de dovadă că ai cerut, mai ales dacă furnizorul întârzie sau nu răspunde deloc.

Ce pui în dosarul de reconstituire

Un dosar pe document lipsă, care conține:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat lipsa;
• procesul-verbal de constatare;
• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau a sancțiunii disciplinare, după caz;
• dispoziția scrisă a conducătorului unității;
• o copie a documentului reconstituit.

Dosarul se păstrează la fel ca documentele obișnuite. Fără el, documentul cu „DUPLICAT” pe el e doar o hârtie fără poveste.

Ce nu e reconstituire

Trei greșeli care se repetă:

Retipărirea PDF-ului și gata. Dacă mai ai fișierul, nu ai pierdut documentul — nu ai nevoie de procedură. Dacă nu-l mai ai, o hârtie nouă fără dosar nu rezolvă nimic.

Emiterea unei facturi noi, cu altă dată. Furnizorul nu îți emite o factură nouă pentru o operațiune veche. Îți dă duplicat după cea existentă. O factură nouă înseamnă o operațiune nouă și încurcă și decontul, și evidența lui.

Amânarea. Termenul de 30 de zile curge indiferent dacă te ocupi sau nu. Un dosar făcut la timp arată diligență. Unul făcut în ziua controlului arată exact ce e.

Cât timp trebuie să le ai, de fapt

Pentru documentele emise începând cu 1 ianuarie 2023, termenul general de păstrare a documentelor financiar-contabile este de 5 ani, calculat de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. Documentele emise înainte de 2023 rămân sub regimul vechi, de 10 ani. Practic, ai două regimuri paralele în arhivă câțiva ani buni.

Ca să nu mai treci prin asta

Reconstituirea e costisitoare în timp, nu în bani. Preveni-o cu lucruri banale:

• Nu ține documentul într-un singur loc. Un exemplar în arhiva electronică, unul în backup. Despre cum arată un backup care chiar funcționează, e un articol separat: backup în cloud pentru arhiva de facturi.
• Nu lăsa arhiva pe o singură persoană. Când pleacă ea, pleacă și harta.
• Descarcă facturile din SPV sistematic, nu când ai nevoie de ele. Un flux care ia automat tot ce intră și îl pune în arhivă elimină categoria asta de problemă cu totul.
• Verifică arhiva o dată pe an, nu doar când vine controlul. Regulile de păstrare, pe ani și tipuri de documente, sunt în ghidul de arhivare.

Dacă ajungi să reconstitui mai mult de două-trei documente pe an, problema nu e la documente. E la fluxul prin care intră în firmă.

Cifrele sunt verificate la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmei tale, confirmă cu contabilul.