Migrarea arhivei de la un program la altul

Ai semnat cu un furnizor nou de software. Cel vechi îți spune „vă exportăm datele, nicio problemă”. Primești un fișier, îl încarci, totul pare acolo. Peste un an cauți o factură din martie și nu o găsești, pentru că exportul a luat înregistrările contabile, dar nu și fișierele atașate.

Migrarea unei arhive nu e o operațiune tehnică. E o operațiune de inventar. Partea tehnică o face furnizorul; inventarul îl faci tu, altfel nu-l face nimeni.

Începe cu ce ești obligat să păstrezi

Înainte să întrebi ce poate exporta programul, decide ce ai nevoie să existe peste cinci ani. Documentele financiar-contabile emise începând cu 1 ianuarie 2023 se păstrează, ca regulă generală, 5 ani, termen calculat de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. Cele emise înainte de 2023 rămân la 10 ani. Deci arhiva ta conține, chiar acum, documente sub două regimuri diferite — și nu poți arunca nimic pe motiv că „e vechi”.

Lista minimă pe care o iei cu tine:

• Fișierele facturilor — XML-urile din e-Factura, PDF-urile, scanurile. Astea sunt documentele. Restul e evidență despre ele.
• Metadatele — furnizor, CUI, număr, dată, valoare, valută, stare. Fără ele, arhiva devine un morman de fișiere pe care nu-l poți căuta.
• Legăturile — care factură e legată de ce plată, ce recepție, ce contract.
• Documentele conexe — avize, contracte, procese-verbale, note de recepție.
• Urma de audit — cine a validat, cine a modificat, când. Nu toate programele o exportă. Merită întrebat explicit.

În ce format ceri exportul

Aici se pierde cel mai mult. Cere de la furnizorul vechi, în scris, trei lucruri separate:

1. Fișierele originale, nemodificate. XML-ul din e-Factura trebuie să iasă exact cum a intrat. Nu convertit, nu „regenerat”, nu transformat în PDF. Dacă furnizorul îți dă doar PDF-uri pentru facturi care au avut XML, ai pierdut originalul.
2. Un index în format deschis. CSV sau XLSX cu o linie pe document și coloane clare: CUI furnizor, denumire, serie, număr, dată emitere, dată intrare, valoare fără TVA, TVA, total, numele fișierului atașat. Indexul e ce îți permite să verifici că nu lipsește nimic și ce îți permite să reconstruiești căutarea în programul nou.
3. Structura de foldere, dacă există. Un an/lună/furnizor coerent valorează mai mult decât pare.

Refuză exporturile în formate proprietare pe care doar programul vechi le citește. Dacă singura variantă e un backup al bazei de date, cere-l oricum și păstrează-l separat, dar nu-l considera arhivă. O arhivă pe care nu o poți deschide fără licența furnizorului cu care tocmai te-ai despărțit nu e arhivă.

Ce verifici după import

Nu semna recepția migrării pe baza impresiei că „pare tot acolo”. Fă patru verificări, în ordine.

1. Numărătoarea

Câte documente aveai în sistemul vechi, pe fiecare an și pe fiecare lună? Câte sunt în cel nou? Compară pe luni, nu pe total. Un total corect poate ascunde o lună lipsă și o lună dublată. Diferențele mici sunt cele periculoase, pentru că nu sar în ochi.

2. Totalurile

Însumează valoarea facturilor pe lună, în ambele sisteme. Dacă totalurile diferă, ai fie documente lipsă, fie duplicate, fie valori citite greșit din cauza separatorului zecimal. Ultima e mai frecventă decât ai crede la exporturile CSV.

3. Fișierele, prin sondaj

Ia douăzeci de documente la întâmplare — din ani diferiți, furnizori diferiți, luni diferite — și deschide efectiv fișierul atașat. Nu te uita la linia din listă. Deschide-l. Cauți: fișier lipsă, fișier gol, fișier atașat la altă factură.

4. Cazurile speciale

Documentele care nu sunt facturi simple se pierd primele:

• stornările și legătura lor cu factura inițială;
• facturile în valută și cursul aplicat;
• facturile respinse sau corectate;
• documentele de la furnizori care între timp au fost radiați;
• anii de la începutul arhivei, unde structura era altfel.

Verifică măcar câte un exemplu din fiecare categorie.

Regula celor două sisteme în paralel

Nu închide accesul la sistemul vechi în ziua în care pornește cel nou. Ține-le în paralel cel puțin o lună întreagă, ideal până treci de o închidere de lună și de o depunere completă. Costul licenței pe o lună e mult mai mic decât costul unei arhive incomplete pe care o descoperi când nu mai ai de unde să o iei.

Și înainte de a rupe legătura definitiv: cere un export complet, final, și pune-l într-un loc separat de sistemul nou. E plasa ta de siguranță. Despre cum arată o copie de siguranță pe care chiar te poți baza, e articolul despre backup în cloud pentru arhiva de facturi.

Cine răspunde pentru ce

Contractul cu furnizorul vechi spune, de obicei, că datele îți aparțin. Nu spune aproape niciodată în ce format ți le dă și în cât timp. Întreabă înainte de reziliere, nu după. După reziliere, poziția ta de negociere e zero, iar termenul de păstrare a datelor de către furnizor poate fi scurt.

Dacă lucrezi cu un cabinet de contabilitate, stabiliți din start cine face verificarea și cine semnează că migrarea e completă. Răspunderea pe arhivă între firmă și cabinet e o discuție separată, tratată în articolul despre arhivare și răspundere.

Momentul potrivit

Nu migra în luna în care ai de depus tot, nu migra în decembrie și nu migra cu o săptămână înainte de concediul persoanei care știe unde e fiecare lucru. Alege o lună liniștită, cu decontul depus și cu închiderea făcută.

Și mai important: migrează după ce ai decis cum vrei să arate ordinea în sistemul nou. Dacă muți dezordinea, ai plătit ca să o duci în alt loc. Structura de foldere, convențiile de denumire și regulile de acces se stabilesc înainte de import — sunt în ghidul de arhivare și în ghidul de export către contabilitate.

Arhiva bine migrată nu se vede niciodată. Se vede doar cea prost migrată, și de obicei într-un moment în care ai altceva de făcut.

Cifrele sunt verificate la data redactării, august 2026. Legislația se modifică frecvent — pentru situația firmei tale, confirmă cu contabilul.