De la PFA la SRL: ce se schimbă la facturi

Momentul vine, de obicei, din creștere: volumul a depășit ce e confortabil pentru un PFA, apare nevoia de a angaja, sau un client important cere să lucreze cu o societate.

Ce se înțelege greșit e natura tranziției. Nu e o transformare a aceleiași entități. E o entitate nouă, cu propriul cod fiscal, care începe de la zero pe partea administrativă — în timp ce cea veche trebuie închisă corect.

Partea juridică și fiscală o discuți cu contabilul. Mai jos, ce se schimbă concret pe partea de facturi și documente.

Ce rămâne la fel

Mecanismele. Facturile electronice funcționează identic, termenele de transmitere sunt aceleași, obligația de păstrare a originalelor e aceeași, comunicarea prin SPV are aceeași valoare oficială.

Dacă ai lucrat corect ca PFA, cunoștințele se transferă integral.

Ce trebuie refăcut de la zero

Accesul la SPV

Societatea nouă are cod fiscal propriu, deci trebuie înrolată separat. Accesul PFA-ului nu se extinde asupra ei.

Iar dacă ai autorizat aplicații să preia date pentru PFA, autorizarea se face din nou, pentru noua entitate.

Seriile și numerotarea facturilor

Entitate nouă, serie nouă, numerotare de la început. Nu continui numerotarea PFA-ului.

Recomandarea practică: alege o serie vizibil diferită de cea veche. Vei avea, o perioadă, documente de la ambele entități în circulație, iar o serie distinctă previne confuziile în contabilitate și în discuțiile cu clienții.

Datele la toți partenerii

Partea cu cel mai mare potențial de a produce probleme luni întregi.

Fiecare furnizor recurent trebuie anunțat să factureze pe noile date. Fiecare client trebuie să știe că facturează altcineva. Fiecare abonament, fiecare contract, fiecare serviciu plătit lunar.

O factură emisă pe PFA-ul închis, după închidere, e o problemă care se rezolvă greu — de aceea lista de mai jos merită făcută înainte, nu pe parcurs.

Contul bancar, cardurile, plățile recurente

Cont nou, pe firma nouă. Iar toate plățile automate configurate pe cardul vechi trebuie mutate.

Cea mai frecventă scăpare: un abonament plătit în continuare de pe cardul PFA-ului, luni după închidere.

Perioada de suprapunere

Rareori se închide una și începe cealaltă în aceeași zi. Vei avea câteva luni în care ambele există.

Trei reguli pentru perioada asta:

• Separare strictă a documentelor. Foldere distincte, de la prima zi. Nu „le sortez eu mai târziu” — nu le vei sorta.
• O regulă clară despre ce se facturează de cine. De la data X, tot ce e nou merge pe firmă. Contractele în derulare se închid pe PFA sau se cesionează, dar explicit.
• Verificare săptămânală la ambele în SPV. PFA-ul rămâne cu obligații până la închiderea efectivă.

Arhiva PFA-ului nu dispare

Obligația de păstrare a documentelor PFA-ului continuă după încetarea activității, pe durata prevăzută de lege.

Înainte de închidere: descarci tot din SPV — mai ales XML-urile facturilor, nu doar PDF-urile — și organizezi arhiva separat de cea a firmei noi. După închidere, accesul nu mai există.

Am detaliat pașii în articolul despre arhivă la închiderea firmei.

Ce merită pus la punct din prima zi a firmei noi

Ai ocazia să nu repeți ce a mers prost la PFA. Lista scurtă: cont bancar strict separat, adresă de e-mail dedicată facturilor, structură de arhivare decisă înainte de primul document, copie de siguranță de la început, și rutina săptămânală de verificare.

Toate sunt ieftine acum și scumpe retroactiv. Le-am detaliat în articolul despre primele lucruri la o firmă nouă.

Aspectele fiscale ale tranziției — regim de impozitare, TVA, contribuții — depind de situația concretă. Discută-le cu contabilul înainte de a începe procedura.