Ce verifici înainte să plătești o factură

Vineri dimineață, treizeci și două de facturi de plătit, o oră la dispoziție. Facturile au fost verificate când au venit — sunt corecte, sunt ale firmei, TVA-ul are sens.

Și totuși, trei dintre ele nu ar trebui plătite azi: una a fost deja plătită parțial, una are un IBAN schimbat prin e-mail, iar una e o proformă.

Verificările de la primire nu prind niciuna dintre ele. Sunt alt tip de verificare, la alt moment.

Două momente, două liste

La primire verifici documentul: e real, e al tău, e corect întocmit, corespunde cu ce ai primit efectiv. Lista aceea e în articolul despre cele cinci verificări pe factura primită și nu se repetă aici.

La plată verifici plata: către cine, cât, când, cu ce autorizare. Documentul e deja considerat bun. Ce poate merge prost e altceva.

Cele șapte verificări la plată

1. Plata e autorizată

Prima, pentru că e singura care nu se poate recupera prin verificări tehnice.

Cineva, altcineva decât cel care execută plata, a confirmat că factura se plătește. La firmele mici, „altcineva” ești tu, iar confirmarea poate fi o simplă bifă. Important e să existe și să se vadă.

Un prag intern ajută: sub o anumită sumă, plata merge pe baza listei; peste, cere confirmare explicită. Pragul îl stabilești tu, în funcție de ce te-ar durea să pierzi.

2. Nu e deja plătită

Verifici pe cheia furnizor plus serie și număr de factură, nu pe sumă. Și verifici inclusiv plățile parțiale — sunt cele care scapă cel mai des, pentru că factura arată în continuare neplătită.

Mecanismul complet, cu toate capcanele, e în articolul despre plățile duble.

3. Contul bancar e cel corect

Trei lucruri, în ordinea asta:

• IBAN-ul e cel de pe factură, nu cel din e-mailul care a însoțit-o și nu cel salvat în bancă de acum doi ani.
• Titularul contului e emitentul facturii. Dacă nu e, ai nevoie de un document care să explice de ce — o cesiune, de exemplu.
• Dacă IBAN-ul s-a schimbat față de ultima plată, confirmi telefonic, la un număr pe care îl aveai deja. Nu la numărul din e-mailul cu schimbarea.

Al treilea punct e regula care oprește complet una dintre cele mai răspândite fraude: cineva interceptează corespondența și trimite date bancare noi, pe un ton perfect firesc. Verificarea durează un minut și e singura care funcționează.

4. Suma e cea care se plătește, nu cea de pe factură

Nu sunt mereu aceleași. Se scad:

• avansurile deja plătite, dacă factura finală nu le-a regularizat;
• notele de credit sau stornurile primite;
• reducerile convenite după emitere;
• sumele contestate, dacă ați convenit plata parțială.

Iar la plățile în valută, verifici cine suportă comisioanele. O plată care ajunge cu o sumă mai mică decât cea facturată lasă un sold deschis pe care îl descoperi peste luni.

5. Scadența e azi sau aproape

Plata prea devreme e o problemă la fel de reală ca cea prea târziu — doar mai puțin vizibilă. Îți scoate banii din firmă înainte să fie nevoie și îți ascunde adevărata poziție de trezorerie.

Excepțiile sunt legitime: un discount pentru plata anticipată, o relație pe care vrei să o consolidezi, un transfer care durează. Fiecare e o decizie, nu o rutină. Restul e doar bani plecați mai devreme decât trebuia.

6. Documentul e o factură, nu altceva

Proforme, note de plată, comenzi confirmate, somații. Toate arată a factură pentru cine se grăbește vineri dimineață.

O proformă se poate plăti, dacă așa ați convenit — dar se marchează ca avans și se urmărește până la factura definitivă. O somație nu se plătește niciodată direct: se caută factura la care se referă.

7. Referința e completată

În descrierea plății scrii seria și numărul facturii. Trei secunde acum, o oră economisită la reconciliere și un argument în plus dacă trebuie vreodată să demonstrezi ce ai plătit și pentru ce.

Trei situații care cer o oprire

Plata către altcineva decât emitentul. Se întâmplă legitim, la cesiuni de creanță sau la firme aflate în proceduri. Dar se cere documentul care o justifică, primit pe alt canal decât cel prin care a venit cererea. Fără el, nu plătești.

Furnizorul a devenit inactiv fiscal între timp. Verificarea s-a făcut la primire, dar au trecut trei săptămâni. La sume mari sau la furnizori cu care lucrezi rar, merită reluată chiar înainte de plată — durează zece secunde și schimbă tratamentul cheltuielii.

Există un litigiu deschis pe factura respectivă. O plată făcută integral, în timp ce contești o parte, îți slăbește poziția. Dacă ați convenit o sumă parțială, se plătește exact aceea, cu mențiunea în descriere.

Ordinea, când nu ai bani pentru toate

Situație obișnuită, tratată de obicei după cine sună mai insistent. Un criteriu mai bun, în ordine:

1. Obligațiile fiscale scadente. Accesoriile curg zilnic și nu se negociază.
2. Salariile și ce ține de ele.
3. Furnizorii critici — cei fără de care se oprește activitatea.
4. Restul, după vechimea restanței.

Și o regulă care contează mai mult decât ordinea: pe cei pe care îi amâni, îi anunți. Un furnizor anunțat că plata întârzie două săptămâni rămâne furnizor. Unul care descoperă singur, nu neapărat. Cum se poartă discuția e în articolul despre termenele de plată.

După plată, două minute

• Marchezi factura ca plătită, imediat, nu la final de lună.
• Salvezi dovada plății lângă factură, în același loc.
• Notezi plățile parțiale ca atare, cu suma rămasă.

Pasul al treilea e cel care previne cel mai des o plată dublă în luna următoare.

Cât durează, de fapt

Citite pe hârtie, șapte verificări pentru treizeci de facturi par o dimineață pierdută. În practică, patru dintre ele — duplicat, cont bancar, tip de document, referință — sunt mecanice și se fac pe toată lista deodată, în câteva minute.

Rămân trei care cer o decizie: autorizarea, suma efectivă și momentul. Alea merită timpul tău, iar restul nu ar trebui să-l consume.