Ai schimbat contabilul. Ce faci cu accesul la SPV

Colaborarea s-a încheiat, amiabil sau nu. Ai găsit pe altcineva. Ce rămâne de făcut pare o formalitate — până descoperi, peste un an, că fostul contabil încă poate intra în SPV-ul firmei tale.

În aceeași zi: revocarea accesurilor

Nu la sfârșitul lunii, nu „când ne vedem să semnăm”. În ziua în care s-a încheiat colaborarea.

Nu e o chestiune de neîncredere în persoană. E o chestiune de igienă: un acces activ al cuiva care nu mai lucrează cu tine e un risc care nu aduce niciun beneficiu.

Ce revoci, în ordine:

• Împuternicirea pe SPV, dacă a avut una pe numele lui.
• Accesul în aplicațiile firmei — contabilitate, facturare, aplicația de arhivare.
• Accesul la stocarea în cloud unde ține firma documentele.
• Adresele de e-mail ale firmei la care avea acces.

Cazul neplăcut: i-ai dat datele tale

Dacă i-ai dat propriile credențiale de acces la SPV — situație frecventă în firmele mici — revocarea nu se poate face selectiv. Trebuie să îți schimbi tu datele de autentificare.

E momentul potrivit să nu repeți greșeala cu următorul contabil. Varianta corectă e o împuternicire pe numele lui, revocabilă separat. Când colaborarea se încheie, dezactivezi o împuternicire și ai terminat, fără să atingi nimic din ce e al tău.

Ce recuperezi, înainte să închizi ușa

Ordinea contează: întâi ceri documentele, apoi revoci accesurile. Invers, ai putea avea nevoie de ceva ce nu mai poți obține ușor.

Ce ceri explicit:

• Balanțele pe toți anii de colaborare.
• Registrele contabile obligatorii.
• Declarațiile depuse, împreună cu recipisele.
• Documentele originale pe care le-a păstrat, în special XML-urile facturilor electronice.
• Situația exactă la data predării: ce e depus, ce e în lucru, ce urmează.

Ultimul punct e cel mai important și cel mai des uitat. Fără el, contabilul nou pornește orb și descoperă lipsurile peste două luni.

Dacă despărțirea e tensionată

Se întâmplă, mai ales când există onorarii neachitate. Documentele devin, informal, o garanție.

Singura protecție reală e cea pe care o construiești înainte: firma să aibă propria copie a documentelor originale. Când le ai deja, nimic nu poate fi ținut ostatic, iar discuția rămâne strict comercială.

Obligația de păstrare a documentelor revine oricum firmei, nu cabinetului — am detaliat în articolul despre răspunderea pentru arhivare.

Ce dai contabilului nou

Nu accesul tău. O împuternicire pe numele lui, de la început.

Și un pachet care îi scurtează perioada de acomodare: ultimele balanțe, declarațiile din anul curent, lista furnizorilor recurenți, particularitățile firmei — activități cu tratament special, contracte atipice, orice a fost vreodată subiect de discuție cu fiscul.

Primele două luni cu un contabil nou sunt cele mai riscante. Cu cât îi dai mai mult context de la început, cu atât mai puține surprize.

Verificarea de la trei luni

Deschide lista utilizatorilor cu acces la datele firmei și citește fiecare nume. Dacă recunoști pe cineva care nu mai lucrează cu tine, revocarea din prima zi nu s-a întâmplat complet.

E o verificare de cinci minute. În aproape orice firmă care n-a făcut-o niciodată, prima trecere scoate la iveală cel puțin un acces uitat.